Migração SAP HCM para a cloud: o que muda concretamente para os diretores de RH e de processamento salarial

Vincent Beaupérin: "O SAP HCM, Human Capital Management, é o sistema de gestão de RH e Processamento Salarial on-premise que milhares de empresas, frequentemente grandes organizações ou PME, utilizam há anos para gerir os seus colaboradores: recibos de vencimento, contratos, ausências, tempo de trabalho…

'On-premise' significa que o software corre nos servidores da própria empresa, ou nos de um fornecedor de alojamento dedicado. É uma arquitetura legacy, por oposição à cloud. É um sistema robusto e comprovado, mas a SAP anunciou o fim do suporte para o final de 2027: em menos de dois anos, deixará de receber atualizações técnicas ou legais.

Trata-se, portanto, de um tema que afeta diretamente os Diretores de RH, os Diretores de Processamento Salarial e os Diretores de TI de todas as empresas que ainda utilizam esta solução, e são ainda muitas."

"A SAP confirmou o fim do suporte standard do SAP HCM On-Premise a 31 de dezembro de 2027. O prazo é definitivo. Após essa data, deixará de haver correções de segurança e atualizações legais automáticas. Cada alteração à legislação laboral ou às convenções coletivas terá de ser tratada manualmente.

De acordo com os dados mais recentes da SAP (2024), mais de 8.000 empresas continuam a utilizar o SAP HCM On-Premise sem terem planeado a sua migração. A urgência é real, e a questão já não é 'devemos migrar?' mas 'como migrar de forma inteligente, sem ruturas e dentro dos prazos?'"

"Existem várias categorias de risco identificadas, e todas elas são sérias:

• Risco regulatório em primeiro lugar: sem atualizações legais automáticas, a empresa fica exposta a erros de processamento salarial, auditorias e coimas. Tudo terá de ser tratado manualmente, e todos sabemos a complexidade que o cumprimento normativo representa hoje. É simplesmente ingerível.
• Risco operacional a seguir: os sistemas HCM são frequentemente muito personalizados, e por isso frágeis. A saída de um único especialista interno pode ser suficiente para paralisar todo o processo de processamento salarial.
• O risco de RH e de experiência do colaborador é igualmente muito concreto: um processamento salarial correto e pontual é a base do contrato de confiança entre o empregador e os seus colaboradores. Erros recorrentes degradam imediatamente a experiência do colaborador, todos já vivemos essa situação.
• Por fim, o risco financeiro: as empresas que esperam enfrentam aumentos de custos de 20 a 40%, devido à escassez de recursos especializados disponíveis nos períodos de maior procura. Quanto mais se espera, mais caro fica, e mais arriscado se torna."

"Existem duas opções principais:

• Opção 1, SAP SuccessFactors (EC + ECP): a trajetória-alvo. É a solução cloud-native recomendada pela SAP, com uma roadmap ativa para além de 2040, inovações de IA integradas e atualizações legais automáticas. Se seguir este caminho, estará em total segurança.
• Opção 2, SAP S/4HANA (H4S4): uma etapa intermédia. Permite uma migração rápida (3 a 4 meses) que garante a continuidade a curto prazo, mas não é um destino final: será sempre necessário migrar para o SuccessFactors. A SAP é muito clara a este respeito.

No que diz respeito ao processamento salarial em particular, a Arago recomenda na grande maioria dos casos uma abordagem Lift & Shift, ou seja, uma migração em 12 semanas. Migramos o sistema existente em vez de reconstruir tudo do zero: isso reduz os riscos, preserva as configurações e acelera o projeto. É a opção ideal se não pretender rever todos os seus processos de imediato."

"Os benefícios são reais para todos:

• Para as equipas de Processamento Salarial: os dados são fiáveis antes do cálculo, com muito menos reintroduções e verificações manuais. O Payroll Control Center integrado no SAP SuccessFactors permite uma supervisão contínua do processo, e não apenas no final do mês. As anomalias são detetadas antecipadamente graças à IA. O objetivo: quando o recibo de vencimento é emitido, a equipa está em modo de verificação, não de correção.
• Para as equipas de RH e os gestores: coerência dos dados ao longo de todo o ciclo de vida do colaborador, processos mais legíveis e uma melhor experiência do colaborador.
• Para as equipas de TI: uma saída progressiva das arquiteturas on-premise complexas, menos interfaces a manter e alinhamento com os padrões cloud da SAP.

E concretamente, o assistente de IA Joule permite aos colaboradores encontrar os seus recibos de vencimento em segundos e colocar questões sobre as suas férias ou remuneração em linguagem natural, sem passar pelo departamento de RH. É um exemplo simples, mas ilustra muito bem o que a plataforma proporciona."

"A IA já está integrada na plataforma, nomeadamente através do Joule, o assistente de IA da SAP, e está longe de ser uma funcionalidade secundária:

• Do lado do Processamento Salarial, o Payroll Control Center utiliza a IA para detetar anomalias antes do cálculo: uma variação salarial invulgar, uma ausência não tratada, um suplemento em falta — antes de se transformar num erro no recibo de vencimento.
• Do lado do colaborador, o Joule permite encontrar um recibo de vencimento, colocar uma questão sobre férias ou remuneração em linguagem natural, diretamente no SuccessFactors, sem passar pelos RH.
• Do lado dos RH e dos gestores, as análises preditivas permitem antecipar riscos, rotatividade, sobrecarga, massa salarial, em vez de simplesmente constatar o que aconteceu depois dos factos.

O que muda fundamentalmente é isto: passamos de um sistema que regista o que aconteceu para um sistema que ajuda a antecipar e a decidir o que é preciso fazer. Trata-se de um verdadeiro salto qualitativo face ao SAP HCM On-Premise."

"Sim, ainda há tempo, desde que se aja agora. Entre o enquadramento, a seleção do parceiro e a migração em si, uma empresa que comece hoje ainda pode ter como objetivo uma entrada em produção antes do final de 2027. É perfeitamente exequível.

A própria SAP desaconselha apontar para 2027: o pico de procura vai saturar os recursos disponíveis. É preferível antecipar.

O primeiro passo concreto é um S2C Readiness Check: uma análise do ambiente SAP HCM existente (configurações, personalizações, interfaces, dados) para identificar a trajetória mais adequada e estimar os custos antes de assumir qualquer compromisso. Na Arago, oferecemos este relatório de avaliação inicial gratuitamente. É o ponto de entrada certo para avaliar objetivamente a complexidade sem correr qualquer risco."

"A Arago é Parceira Gold SAP desde 2010, com uma dupla experiência rara: conhecemos o SAP HCM por dentro e dominamos toda a suite SuccessFactors. São dois mundos muito diferentes, e esta dupla competência permite-nos verdadeiramente assegurar a transição.

Propomos uma oferta packaged chamada Success2Cloud (S2C), que cobre o Processamento Salarial, o Core RH e a Gestão de Tempos, com ferramentas e modelos pré-configurados que aceleram significativamente o projeto.

O objetivo: ajudar as empresas a não sofrerem esta migração, mas a transformá-la numa alavanca de transformação, modernizando as suas ferramentas, capacitando as suas equipas e encarando o futuro com muito maior tranquilidade."