despesas e viagens
voltar para todos os desafiosControle os seus custos de deslocação, digitalize as despesas e ofereça uma experiência Travel & Expense fluida e em conformidade
A gestão Travel & Expense (T&E) refere-se ao conjunto de processos que permitem gerir as reservas de viagens de negócios, as políticas de viagens e o processamento de notas de despesas. A Arago acompanha as empresas desde 2015 na implementação do SAP Concur, solução líder no mercado de T&E, e de soluções complementares inovadoras, para automatizar e controlar todo o ciclo, desde o pedido de reserva até ao reembolso dos colaboradores.
A gestão das viagens de negócios é frequentemente fonte de complexidade: multiplicidade de intervenientes, cumprimento das políticas internas de viagens, controlo de custos e rastreabilidade das despesas... Ao digitalizar a sua gestão de viagens com o SAP Concur, oferece aos seus colaboradores uma experiência de reserva fluida e intuitiva, aplicando automaticamente as suas regras internas. Política de viagens, limites de despesas, fornecedores referenciados: tudo é configurado, rastreado e controlado em tempo real. Reduz as discrepâncias, antecipa os desvios orçamentais e ganha visibilidade sobre todas as suas viagens.
Introdução de dados morosa, comprovativos extraviados, prazos de reembolso demasiado longos, riscos de fraude… A gestão de despesas é frequentemente vista como um fardo, tanto pelos colaboradores como pelas equipas financeiras. Ao automatizar este processo, transforma uma tarefa demorada num processo fiável (captura de comprovativos em tempo real, controlos automáticos de conformidade, circuitos de validação acelerados). Os colaboradores são reembolsados mais rapidamente, os erros são reduzidos, as fraudes são evitadas e as suas equipas financeiras concentram-se em tarefas com maior valor acrescentado.
Desde 2015, as nossas equipas apoiam as organizações na implementação de soluções de viagens e despesas, tais como o SAP Concur e as nossas aplicações complementares inovadoras, para simplificar ainda mais a sua gestão de viagens e despesas. A nossa experiência no terreno, combinada com um conhecimento aprofundado das boas práticas do mercado, permite-nos orientá-lo eficazmente em cada etapa do seu projeto.
Qualquer projeto de Travel & Expense bem‑sucedido começa com uma análise detalhada da situação atual. Trabalhamos com todas as partes interessadas para analisar os fluxos em detalhe. Com base nesta auditoria, elaboramos um diagnóstico estruturado e co‑construímos um plano de implementação personalizado, garantindo bases sólidas para o projeto e a escolha das ferramentas mais adequadas.
Antes de implementar a solução, trabalhamos consigo na reformulação dos processos de T&E. Esta etapa inclui a formalização ou atualização da política de viagens, a simplificação dos fluxos de aprovação das despesas e a definição das regras de conformidade a integrar na ferramenta. Processos claros a montante traduzem‑se diretamente em poupanças mensuráveis, menos erros e prazos de reembolso mais curtos.
Após a definição do enquadramento dos processos, configuramos a solução mais adequada, tendo em conta as suas especificidades: âmbito geográfico, idiomas, moedas, requisitos fiscais locais e integrações com os sistemas existentes.
As nossas equipas asseguram integrações robustas para que a solução se integre de forma fluida no seu ecossistema. Garantimos também a escalabilidade da configuração para acompanhar o crescimento da organização, a facilidade de utilização para maximizar a adoção pelos colaboradores e um suporte pós‑implementação de qualidade para assegurar a criação de valor a longo prazo.
Pode simplificar a experiência de viagem dos seus funcionários, aumentar a conformidade e controlar os custos da sua empresa, tudo num só lugar.
Integrar os seus dados de despesas significa que a sua empresa pode sempre controlar os gastos em qualquer lugar e a qualquer hora.
Pode automatizar o SAP para agilizar processos, eliminar tarefas manuais e aumentar a visibilidade dos seus gastos.
uma solução completa para a sua empresa de média dimensão
This Arago solution offers full integration to simplify Employee Data management and synchronisation between SAP SuccessFactors and SAP Concur.
O Extract-It permite extrair despesas e recibos relacionados da sua solução Concur Expense rapidamente, com apenas alguns cliques.
O Arago QR Scan funciona como uma extensão do SAP Concur, concebido para digitalizar os códigos QR obrigatórios presentes em todas as faturas e recibos em Portugal. Esta funcionalidade permite o preenchimento automático e preciso dos sete campos dos recibos de despesas, incluindo o ATCUD.
O Budget-It torna a gestão de orçamentos entre o SAP Concur e o SAP Funds Management (FM) facilmente acessível.
Escolhemos a parceria com o myMeta devido à sua capacidade de transformar a experiência do utilizador para ferramentas empresariais. Juntos, estamos a ajudar os nossos clientes a: acelerar a adoção das suas soluções digitais, reduzir os custos de formação e suporte e melhorar a satisfação e a produtividade dos utilizadores.
Como especialistas em transformação digital nas áreas de RH e Finanças, colocamos o fator humano no centro de cada implementação. Para além da tecnologia, as nossas equipas oferecem um acompanhamento claro, acessível e personalizado para ajudar os seus colaboradores a adotar facilmente as ferramentas SAP Concur e a tirar o máximo proveito delas. Quer a sua empresa opere localmente ou a nível internacional, dedicamos tempo a compreender o seu contexto, as suas limitações e os seus desafios específicos para lhe propor as soluções mais adequadas à sua realidade.
Contacte as nossas equipas e descubra como a digitalização pode simplificar os seus processos.