SAP Concur Invoice é a solução em nuvem para a digitalização e automatização do processamento de faturas de fornecedores, integrada no ecossistema SAP. Ao combinar captura OCR, fluxos de trabalho de aprovação digitais e integração nativa com os ERP SAP, permite às equipas de Finanças e Contabilidade transformar um processo Procure-to-Pay (P2P), ainda frequentemente manual, num fluxo totalmente automatizado.
Num webinar recente organizado pela Arago, Pierre Le Floch (Gestor de Projetos na Arago) e Matthieu Beckers (Diretor Financeiro da Bordier & Cie) partilharam a sua experiência prática de uma implementação bem-sucedida do SAP Concur Invoice com a Arago, especialista em Viagens e Despesas.
O nosso cliente, a Bordier & Cie, é um banco privado internacional com sede em Genebra, especializado na gestão de patrimónios. A empresa conta com cerca de 200 colaboradores na Suíça e quase 300 a nível mundial, com presença nomeadamente no Reino Unido, em França, em Singapura, nas Ilhas Turcas e Caicos e no Uruguai. Num contexto de modernização das suas funções financeiras, a Bordier & Cie iniciou um processo de digitalização dos seus processos de gestão de faturas e notas de despesas com a Arago, com o objetivo de melhorar a eficiência operacional, a rastreabilidade, o controlo interno e a experiência do utilizador para todas as equipas.
Estas estatísticas (fonte: dados dos projetos Arago) mostram que a questão não é apenas tecnológica: é também organizacional. Foi precisamente isso que este webinar permitiu destacar.
O processo Procure-to-Pay ideal segue uma lógica linear e automatizada: identificação da necessidade → criação de uma ordem de compra (Purchase Order) → receção dos bens ou serviços → receção da fatura → captura por OCR → fluxo de trabalho de aprovação → contabilização no ERP → pagamento.
No SAP Concur Invoice, este fluxo de trabalho é totalmente suportado. No entanto, para tirar o máximo partido dele, é imperativo formalizar este processo por escrito na sua empresa antes mesmo de iniciar o projeto.
Na Bordier & Cie, a situação antes da migração era representativa de muitas empresas: faturas recebidas por correio ou e-mail, validação manuscrita em papel, digitalização para introdução no SAP, ausência de um fluxo de trabalho integrado e acesso ao SAP limitado pelo número de licenças. Resultado: um processo demorado, pouco rastreável e exposto ao risco de erros.
Antes de iniciar um projeto SAP Concur Invoice, a Arago recomenda elaborar uma lista exaustiva dos seus desafios iniciais:
Esta mapeamento condiciona diretamente a definição do âmbito funcional e o ROI esperado do projeto.
Esta é uma das principais lições do webinar: os projetos que fracassam são aqueles em que as equipas de TI e as áreas de negócio não estão envolvidas desde o início.
Na Bordier, duas pessoas da equipa de contabilidade foram destacadas para o projeto a tempo parcial durante todo o período de implementação. Estas duas pessoas participaram em todos os workshops, incluindo aqueles fora do seu âmbito direto, a fim de obterem uma visão completa do sistema. Posteriormente, tornaram-se as referências internas para o resto da organização.
Liberar tempo para os membros da equipa do projeto é um investimento, não um custo. A Bordier reorganizou temporariamente a distribuição das tarefas diárias para permitir que estas duas pessoas se concentrassem na migração. Uma escolha decisiva para a qualidade da implementação.
A gestão da mudança é, de longe, o desafio mais frequentemente mencionado nos projetos P2P. E não é de admirar: o processo de Contabilidade de Fornecedores abrange todos os departamentos da empresa (Finanças, Marketing, TI, Operações), e não apenas a contabilidade.
Na Bordier, o desafio era duplo: convencer contabilistas com práticas estabelecidas há muito tempo e envolver os validadores externos do departamento financeiro numa ferramenta que nunca tinham utilizado.
Foram acionados vários mecanismos:
Uma das principais complexidades técnicas de um projeto SAP Concur Invoice reside na replicação da estrutura contabilística do ERP para a solução. Centros de custo, ordens internas, hierarquia de aprovação, contas analíticas: cada dimensão deve ser fielmente reproduzida no Concur para permitir um fluxo automatizado de ponta a ponta.
Na Bordier, isso incluiu:
A boa notícia para as empresas que utilizam o SAP: a integração nativa SAP ICS (Integration for Concur Solutions) permite, de forma nativa, a exportação de dados de referência e o lançamento de faturas no SAP ERP ou no S/4HANA.
A Bordier optou por não proceder a uma transição total de um dia para o outro. A migração, que abrangia tanto as notas de despesas de viagens e entretenimento como as faturas, ocorreu durante o período de encerramento anual, uma limitação que reforçou a necessidade de uma implementação por fases.
O princípio adotado: uma implementação paralela com integração gradual das equipas, por departamento ou por grupo de utilizadores, ao longo de várias semanas.
Os benefícios observados:
A Arago recomenda uma implementação faseada neste tipo de projeto, especialmente quando a solução se destina a todos os utilizadores da empresa. Uma implementação simultânea pode funcionar em contextos muito bem definidos, mas o risco de um efeito rebote na adoção é elevado.
A fase de teste é frequentemente o pré-requisito para uma entrada em produção sem surpresas desagradáveis. Na Bordier, esta fase durou entre 6 e 8 semanas numa instância de teste dedicada.
Os cenários que devem ser abordados obrigatoriamente:
Após apenas três meses de utilização, Bordier já observava melhorias tangíveis:
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Para um projeto sem o módulo Purchase Order, conte com um prazo entre 3 e 5 meses, dependendo da complexidade (número de entidades jurídicas, países envolvidos, ponto de partida). Na Bordier, o projeto completo (faturas + notas de despesas) durou cerca de 6 meses, incluindo uma fase de execução paralela de 2 meses.
Sim. A Bordier & Cie ilustra bem este ponto: 200 colaboradores na Suíça, cerca de 3 000 faturas por ano. O SAP Concur adapta-se tanto a volumes modestos como a organizações mais complexas.
Sim, graças à integração nativa SAP ICS (Integration for Concur Solutions), que abrange o lançamento de faturas, a sincronização de dados de fornecedores e de estruturas de custos, sem necessidade de código personalizado.
Sim, e é mesmo recomendável para se ter uma visão consolidada das despesas. A Bordier optou por essa solução, o que lhe permite hoje ter uma visão unificada de todos os seus fluxos financeiros de saída numa única ferramenta.
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