actualités & événements
retour à toutes les nouvelles
Auteur
Julien Martinet
T&E pre-sales & expert
Julien Martinet est expert et avant-vente Travel & Expense chez Arago, avec plus de 20 ans d’expérience dans l'écosystème T&E. Son parcours l’a conduit à intervenir aussi bien chez des éditeurs de solutions que côté client, avant de développer une expertise commerciale et conseil au sein d’intégrateurs et de cabinets spécialisés. Il a piloté des déploiements internationaux et accompagné des organisations sur leurs enjeux de transformation, avec une solide maîtrise des solutions Travel & Expense et une expertise reconnue sur SAP Concur. Il mobilise aujourd'hui cette vision globale pour accompagner les entreprises dans l’optimisation de leurs processus et la réussite de leurs projets T&E avec Arago.
La gestion des déplacements et des dépenses professionnelles (Travel & Expense, ou T&E) n’est plus un simple processus administratif : elle est devenue un levier stratégique pour la performance et la conformité des organisations. Entre pression sur les coûts, exigences réglementaires et attentes des collaborateurs en matière de fluidité et de responsabilité, les entreprises doivent repenser leur approche.
Ce guide complet vous présente les défis actuels, les bonnes pratiques éprouvées et les innovations technologiques qui redéfinissent la gestion T&E.
Le T&E regroupe deux volets complémentaires :
Ces deux dimensions sont indissociables : une politique voyage efficace doit être connectée à un processus fluide de gestion des dépenses.
Dans un contexte international, harmoniser les règles est un défi : chaque pays a ses spécificités fiscales et réglementaires. Une politique trop rigide peut nuire à la productivité, tandis qu’une politique trop souple augmente les risques de dérives. Par exemple, un collaborateur en mission à l’étranger peut ignorer les plafonds locaux, entraînant des dépenses non conformes.
Les notes de frais sont un terrain propice aux erreurs involontaires (justificatifs manquants, doublons) mais aussi aux fraudes. Sans contrôle automatisé, ces anomalies peuvent coûter cher à l’entreprise. Selon l’ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), la fraude aux notes de frais représente jusqu’à 5 % des revenus annuels d'une organisation.
Sans reporting consolidé, il est difficile de piloter les budgets voyages, d’identifier les économies possibles ou de négocier avec les prestataires. Conséquence : des décisions basées sur des données partielles, entraînant des surcoûts.
Les déplacements professionnels ont un impact carbone significatif. Intégrer des critères RSE dans la politique T&E devient indispensable pour répondre aux objectifs de durabilité.
Les processus T&E doivent s’articuler avec les ERP, les outils RH et comptables. Une mauvaise intégration entraîne des doublons, des retards et des erreurs. Il est préférable d'opter pour des outils compatibles, comme SAP Concur, pour une gestion intelligente des dépenses.
Une politique T&E doit être simple à comprendre, adaptée aux différents profils et disponible sur les outils collaboratifs. Elle doit préciser :
Notre conseil : diffusez la politique via des outils collaboratifs et rendez la consultable sur mobile pour éviter les zones d’ombre.
La digitalisation réduit les tâches manuelles et les risques d’erreurs. Les solutions innovantes permettent :
Ainsi, moins d’erreurs, moins de fraudes, et des équipes finance libérées des tâches répétitives.
Une politique claire ne suffit pas si les collaborateurs ne savent pas l’appliquer.
Quelques bonnes pratiques à appliquer pour transformer la contrainte en expérience fluide et intuitive :
Les contrôles ne doivent pas être vécus comme une surveillance intrusive. Les outils T&E innovants permettent d’assurer une conformité renforcée sans complexifier le quotidien des équipes :
Mesurer le coût moyen par déplacement, le délai de remboursement ou le taux de conformité permet d’ajuster la politique et d’améliorer la performance.
Parmi les indicateurs clés à surveiller :
La saisie manuelle des notes de frais est chronophage et source d’erreurs. Les solutions modernes intègrent des technologies comme l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et l’IA pour automatiser la capture des justificatifs : le collaborateur photographie son reçu via une application mobile, l’outil extrait automatiquement les données (montant, date, TVA) et les intègre dans le workflow de validation.
Les bénéfices :
Les solutions Cloud comme SAP Concur offrent une architecture évolutive, accessible partout et intégrée aux systèmes existants (ERP, RH, comptabilité). Le Cloud devient aujourd'hui la norme pour les entreprises qui veulent agilité et scalabilité.
Pourquoi c’est clé ?
La mobilité est au cœur des attentes des collaborateurs. Les applications T&E permettent une expérience utilisateur fluide, qui favorise l’adoption des outils et réduit les délais de traitement :
L’exploitation des données T&E ne se limite plus au reporting. Les solutions avancées intègrent des algorithmes prédictifs pour :
La durabilité ne se résume plus à une tendance : elle s’impose comme un impératif stratégique. Les entreprises doivent désormais intégrer des critères environnementaux dans leurs politiques de déplacement, et les solutions T&E jouent un rôle clé dans cette transformation.
Comment ces outils contribuent à la démarche responsable ?
Au-delà de la conformité réglementaire, ces initiatives répondent à une double exigence : celle des collaborateurs, qui attendent des pratiques responsables, et celle des parties prenantes, soucieuses de l’impact environnemental. Une politique T&E durable renforce l’image de marque et contribue à la performance globale.
Chez Arago, nous vous accompagnons dans la définition et la mise en œuvre d’une stratégie T&E adaptée à vos enjeux. Notre approche vise à analyser vos processus, identifier les leviers d’optimisation et construire une politique voyage efficace et conforme. Nous intervenons du cadrage stratégique à l’intégration technique, pour automatiser la gestion des déplacements et des notes de frais, améliorer la visibilité financière et intégrer des pratiques responsables. Notre objectif : transformer votre politique T&E en un véritable levier de performance et d’expérience collaborateur.
Vous souhaitez simplifier la gestion de vos déplacements et notes de frais, gagner en efficacité et en conformité ? Arago vous accompagne à chaque étape, de la définition de votre stratégie T&E à la mise en œuvre de solutions innovantes comme SAP Concur.
Le T&E désigne l'ensemble des processus liés aux déplacements professionnels et à leur remboursement. Il regroupe le Travel Management (réservation, politique voyages) et l'Expense Management (traitement et validation des notes de frais).
L'automatisation repose sur trois briques : la saisie automatique des reçus via OCR, la validation en ligne par workflow paramétrable, et le remboursement accéléré grâce à l'intégration comptable. Des solutions comme SAP Concur couvrent ces trois volets.
Les indicateurs essentiels sont le délai moyen de remboursement, le taux de conformité, le coût moyen par déplacement et les émissions carbone par voyage. Ils permettent d'ajuster la politique et de mesurer les gains d'efficacité.
La sécurisation passe par des alertes automatiques en cas de dépassement, des audits réguliers basés sur des données fiables, et l'IA prédictive pour détecter les comportements à risque. Sans ces contrôles, les erreurs et fraudes peuvent représenter un coût significatif pour l'entreprise.
Les déplacements professionnels ont un impact carbone significatif, ce qui rend les critères RSE incontournables dans une politique T&E moderne. Les outils actuels permettent de mesurer l'empreinte carbone par déplacement et de recommander des choix plus responsables (train plutôt qu'avion, hôtels certifiés, etc.).