No domínio em constante evolução das viagens de negócios e da gestão de despesas, o SAP Concur é um líder que não pode ser ignorado. Mas como garantir o sucesso dos projectos de implementação? Para Sofia Abrunhosa, Project Manager da Arago, a chave reside na experiência funcional, na liderança e na inteligência colectiva.
A Concur é uma solução modular em nuvem concebida para gerir todo o ciclo de despesas e viagens de negócios, desde a reserva até ao reembolso. Para Sofia, a Concur destaca-se pela sua experiência de utilizador perfeita, conformidade integrada e cobertura de ponta a ponta. Estas são vantagens decisivas para os departamentos de RH, finanças e TI que procuram digitalizar, harmonizar e proteger os seus processos de gestão de despesas.
Um gestor de projeto ou chefe de equipa não pode ser um chefe. Têm de ser líderes", afirma Sofia, uma convicção que partilha diariamente com as suas equipas e clientes. Têm de encarnar uma liderança próxima, capaz de envolver, apoiar e unir todas as partes interessadas em torno de um objetivo comum.
Esta posição é ainda mais crucial nos projectos Concur, que envolvem um ecossistema complexo: finanças, compras, TI, segurança, agências de viagens, fornecedores de cartões bancários, etc.
A sua capacidade de comunicar de forma transparente e de dominar a solução até ao mais ínfimo pormenor (a Sofia é certificada em Concur Travel, Concur Expense e Master Concur) significa que pode navegar facilmente nos comités de direção e orientar os clientes no processo de tomada de decisões.
Sofia recomenda a construção de um modelo central global, uma base harmonizada para toda a empresa. Este modelo centralizado permite rever processos que são frequentemente muito descentralizados, a fim de os alinhar com práticas comuns, permitindo simultaneamente ajustamentos locais direcionados. Esta abordagem facilita a implementação em vários países e garante uma maior escalabilidade.
Uma das principais armadilhas que a Sofia identifica entre os clientes é a tentação de reproduzir os seus processos actuais de forma idêntica na nova solução. Esta lógica leva-os a alargar as capacidades do modelo standard, em detrimento da simplicidade e da sustentabilidade. Ela cita o caso de um cliente que rejeitou as funcionalidades padrão do Concur em favor de uma configuração avançada para se adaptar aos seus hábitos, resultando em atrasos, custos adicionais e complexidade técnica. Para ela, manter-se o mais próximo possível do padrão da ferramenta é essencial para garantir estabilidade, suporte e acesso a inovações futuras.
A Sofia aplica uma metodologia em cascata, mas não hesita em introduzir elementos ágeis em projectos de grande escala. Reuniões diárias, entregas incrementais e reajustamentos contínuos permitem um acompanhamento dinâmico e um maior envolvimento da equipa. Esta flexibilidade é inestimável, especialmente em tempos de crise, como demonstrado pela produção simultânea do Concur em 24 países para a SWIFT em plena pandemia de COVID-19 - um desafio superado com distinção.
O feedback de Sofia é claro: o sucesso de um projeto Concur depende tanto da ferramenta como da sua gestão. Adotar uma visão a longo prazo, simplificar, harmonizar, confiar na experiência dos parceiros e, acima de tudo, empenhar-se numa verdadeira gestão da mudança são os pilares de uma implementação bem sucedida.
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