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Bouygues construction client arago consulting

Bouygues Construction: gerir controlos administrativos com o Extract-it

Objetivo do projeto

A Bouygues Construction, um actor mundial da construção, utiliza o SAP Concur para gerir as suas notas de despesa há vários anos. Em 2022, o grupo integrou o Extract-it, uma solução desenvolvida pela Arago, com o objetivo de extrair comprovativos do SAP Concur Expense sem recorrer às dispendiosas APIs da plataforma. Perante um pedido de controlo referente a três exercícios fiscais, a Bouygues solicitou à Arago o desenvolvimento de uma funcionalidade à medida que permitisse identificar e extrair rapidamente uma amostra específica de comprovativos.

Contexto do cliente e problemáticas

Um volume de dados sem precedentes a tratar com restrições de prazo

No âmbito de um controlo administrativo, as equipas da Bouygues Construction confrontaram-se com uma exigência de peso: fornecer 4 700 comprovativos provenientes de 130 000 linhas de notas de despesa registadas entre 2022 e 2024, correspondentes a três exercícios completos. Com 10 000 notas de despesa processadas por ano, reconstituir manualmente esta amostra teria representado um risco operacional maior e uma carga de trabalho considerável para as equipas internas.

A organização enfrentava vários desafios específicos:

Volume e complexidade: identificar 4 700 comprovativos entre 130 000 linhas ao longo de três anos, sem ferramenta de reconciliação automática.
Restrição de legibilidade: os anexos tinham de ser apresentados num formato estruturado e diretamente consultável pelos inspetores.
Custo das APIs do Concur: recorrer às APIs nativas da plataforma para extrair os dados a esta escala teria gerado custos muito elevados.
Prazo apertado: a resposta à administração não podia aguardar uma reformulação completa do processo. Era necessária uma solução operacional em poucas semanas.

Desafios

Para além do controlo imediato, o projeto inscrevia-se numa lógica de conformidade duradoura:

Conformidade regulatória: responder às exigências do controlo administrativo com comprovativos claros, rastreáveis e completos, reduzindo o risco de regularização fiscal.
Rastreabilidade e verificabilidade: cumprir as obrigações da lei anticorrupção em matéria de prevenção da corrupção, que impõe a rastreabilidade das despesas e a capacidade de produzir rapidamente comprovativos fiáveis.
Controlo de custos: evitar o recurso às APIs do Concur, cuja tarifação por utilização representa um custo adicional significativo à escala do grupo.
Reutilização: dispor de uma ferramenta durável, ativável para qualquer controlo futuro (financeiro, conformidade, auditoria interna) ou implementável noutras entidades do grupo.

Solução e benefícios

Para responder a este pedido, as equipas da Arago desenvolveram, no âmbito de um contrato dedicado, uma nova funcionalidade no seio do Extract-it. Esta baseia-se num mecanismo de reconciliação automática entre as linhas visadas pelos controladores e os registos do SAP Concur, seguido de uma extração estruturada dos comprovativos correspondentes.

Um desenvolvimento à medida, entregue em um mês

A abordagem articulou-se em três etapas:

Carregamento e reconciliação: através de um ficheiro de carregamento fornecido pelas equipas da Bouygues, a ferramenta identifica automaticamente as linhas de notas de despesa a extrair no SAP Concur.
Extração e estruturação: geração de um ficheiro Excel enriquecido, no qual cada linha dispõe de um link direto para o seu anexo, extraído e agrupado num arquivo comprimido pronto a enviar.
Entrega chave-na-mão: da expressão da necessidade à entrada em produção, a ferramenta ficou operacional em menos de um mês, graças à compreensão imediata dos desafios de negócio por parte da equipa Arago.

Resultados mensuráveis

4 700 comprovativos extraídos e organizados a partir de 130 000 linhas de notas de despesa em três exercícios, sem intervenção manual.
Prazo de entrega inferior a 1 mês: da expressão da necessidade à ferramenta operacional.
Ganho de tempo significativo para as equipas de contabilidade e RH, libertadas de uma reconstituição manual demorada e arriscada.
Redução do risco de regularização fiscal: apresentação estruturada e legível dos comprovativos, limitando os pontos de fricção com os controladores.
Ferramenta durável e reutilizável: já ativada no âmbito da lei anticorrupção, implementável noutras entidades do grupo ou noutros tipos de controlo.

Ir mais longe com a Arago

Porquê escolher o Extract-it para os seus controlos e extrações no SAP Concur?

O Extract-it é uma solução desenvolvida pela Arago, especialista em SAP SuccessFactors e SAP Concur desde 2010. Concebida para extrair comprovativos do SAP Concur sem recorrer às APIs nativas da plataforma, responde aos desafios de conformidade, rastreabilidade e controlo de custos das grandes empresas.

A solução adapta-se aos seus processos existentes graças a desenvolvimentos à medida, como demonstra este projeto da Bouygues Construction. Quer se trate de um controlo administrativo, de uma auditoria ao abrigo da lei anticorrupção, de um controlo financeiro interno ou de uma necessidade de extração recorrente, as nossas equipas concebem a funcionalidade adaptada ao seu contexto, com uma entrada em produção rápida.

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Soluções escolhidas

Para responder a estes desafios, a Bouygues Construction apoiou-se nas seguintes soluções, integradas e desenvolvidas pela Arago:

SAP Concur Expense

Integrar os seus dados de despesas significa que a sua empresa pode sempre controlar os gastos em qualquer lugar e a qualquer hora.

Arago Extract-it

O Extract-It permite extrair despesas e recibos relacionados da sua solução Concur Expense rapidamente, com apenas alguns cliques.