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No âmbito do SAP Concur Fusion Exchange Paris 2026, a Arago participou numa conferência que veio confirmar uma tendência de fundo: a gestão dos relatórios de despesas está a mudar de natureza com a crescente adoção da inteligência artificial. Ao lado da Equans, cliente da Arago para a gestão das suas despesas e relatórios de despesas, Julien Martinet, consultor T&E da Arago, partilhou uma experiência concreta sobre os desafios de governação, arquitetura e adoção em torno do SAP Concur.
Uma intervenção que destacou uma realidade hoje incontornável: a conformidade em despesas deixou de ser apenas um tema contabilístico para se tornar um verdadeiro risco de negócio.
A fraude em relatórios de despesas não é um tema novo. Refeições pessoais declaradas como despesas profissionais, comprovativos submetidos duas vezes, por esquecimento ou oportunismo, valores inflacionados: estas práticas custam todos os anos milhões de euros às empresas e expõem os empregadores a correções e penalizações fiscais. Na grande maioria dos casos, não se trata de fraude organizada, mas de um desvio progressivo, quase banal, facilitado pela ausência de controlos sistemáticos.
Um dado partilhado durante a conferência foi particularmente marcante: algumas grandes organizações controlam apenas 4% dos seus relatórios de despesas, geralmente de forma aleatória. O resultado é previsível: muito poucas deteções e numerosos pontos cegos.
O que mudou hoje é a capacidade da inteligência artificial generativa para produzir documentos visualmente convincentes. Durante a conferência, uma demonstração simples foi suficiente: em menos de trinta segundos, o ChatGPT gerou um recibo de restaurante credível, com logótipo, morada, data e montantes coerentes. A IA chega mesmo a sugerir melhorias para tornar o falso ainda mais convincente.
Não se trata de uma ameaça teórica, mas de uma realidade operacional para a qual as equipas financeiras e de controlo de gestão devem preparar‑se desde já.
Quando um colaborador submete uma refeição pessoal como despesa profissional, a empresa reembolsa um custo que não está relacionado com a atividade profissional. Do ponto de vista fiscal, trata‑se de remuneração dissimulada: valores que deveriam ter sido sujeitos a contribuições sociais e não o foram. Em caso de inspeção, é a empresa que está na linha da frente, mesmo que a fraude tenha sido cometida por um colaborador.
A não conformidade fiscal (IVA indevidamente recuperado, despesas não elegíveis) acrescenta uma camada adicional de risco em ambientes multipaís, onde as regras variam de um território para outro.
Nos setores expostos a contratos públicos, as consequências podem ser muito mais graves. A Equans, filial do Grupo Bouygues especializada em serviços às entidades públicas e cliente da Arago, afirmou-o claramente durante o Concur Fusion Exchange: uma não conformidade comprovada pode conduzir a uma proibição de participação em concursos públicos. Para uma unidade de negócio onde alguns contratos representam vários milhares de milhões de euros de volume de negócios, o impacto vai muito além da contabilidade.
A fraude em relatórios de despesas, se tornada pública ou detetada numa auditoria externa, pode também prejudicar a imagem de marca e a credibilidade da empresa.
Controlar apenas uma amostra de relatórios de despesas já não permite identificar fraudes massivas ou recorrentes. Perante comprovativos gerados por IA, a tecnologia torna‑se a única resposta credível.
Estão a emergir várias abordagens complementares:
Ferramentas como Detect by Oversight, integradas no ecossistema SAP Concur, permitem hoje:
O desafio já não é auditar mais, mas auditar melhor: identificar riscos reais, priorizar anomalias e libertar as equipas de controlos manuais sem valor acrescentado.
A conformidade dos relatórios de despesas não se constrói apenas no momento do controlo. Ela é preparada a montante, acompanhada no dia‑a‑dia e reforçada a jusante. Durante o Concur Fusion Exchange, Julien Martinet apresentou um modelo em quatro níveis:
A conformidade começa pela compreensão. Um colaborador que desconhece a política de despesas da sua empresa não pode cumpri‑la. Ferramentas de IA conversacional (como o Joule, assistente da SAP) permitem hoje responder em tempo real às questões dos utilizadores sobre as regras aplicáveis, sem mobilizar as equipas financeiras. Os administradores SAP Concur podem igualmente criar regras de controlo em linguagem natural, simplificando significativamente a gestão das políticas.
No momento em que o colaborador regista a despesa, regras inteligentes podem bloquear ou alertar em tempo real: montantes acima do limite autorizado, categorias de despesa não elegíveis, ausência de comprovativos obrigatórios. Bem configurado, este nível de controlo reduz significativamente erros e infrações involuntárias.
Antes da validação e do reembolso, é possível aplicar controlos direcionados sobre elementos críticos. É nesta fase que intervêm as ferramentas de deteção de comprovativos suspeitos ou anomalias evidentes. O objetivo é simples: bloquear o que deve ser bloqueado, sem atrasar desnecessariamente o circuito de aprovação.
Aqui, o verdadeiro valor dos dados revela‑se plenamente. Com base numa base de dados consolidada de todas as transações, a análise comportamental identifica tendências, recorrências e comportamentos de risco invisíveis ao nível individual. As ferramentas de reporting e inteligência financeira permitem uma gestão do risco em tempo real.
O equilíbrio a encontrar é claro: não bloquear tudo a montante em detrimento da experiência do utilizador, mas também não deixar tudo passar com base em auditorias aleatórias. A conformidade eficaz é o controlo certo, no momento certo, sobre os elementos certos.
As empresas que avançaram para um modelo automatizado de conformidade em despesas observam benefícios tangíveis:
Foi precisamente este o modelo implementado pela Equans, filial do Grupo Bouygues (90.000 colaboradores, 19 mil milhões de euros de faturação, 2.200 implantações a nível mundial), com o conjunto de soluções SAP Concur + Detect + Extract It, integradas pela Arago.
Escolher a Arago não é apenas implementar uma ferramenta. É estruturar de forma duradoura o seu modelo de conformidade em despesas.
A IA generativa expôs uma fragilidade estrutural dos modelos tradicionais de controlo. A conformidade em despesas já não pode assentar na confiança ou em auditorias por amostragem: deve apoiar‑se em tecnologia, governação e dados.
Na Arago, estamos convictos de que uma conformidade bem concebida se torna um fator de desempenho operacional e tranquilidade para as direções financeiras.
O seu modelo está preparado para os novos riscos?
As equipas da Arago acompanham‑no na auditoria, configuração e otimização do seu ambiente SAP Concur.
Sim. Ferramentas como o ChatGPT geram, em menos de 30 segundos, um recibo de restaurante visualmente convincente (incluindo logótipo, morada, data e valor coerentes). A verificação visual tradicional já não é suficiente: só a análise dos metadados e da textura dos ficheiros permite detetar uma geração artificial.
Representa, todos os anos, milhões de euros em perdas, muitas vezes sob formas difusas: refeições pessoais reembolsadas, duplicações, valores inflacionados. O risco é agravado por controlos muito parciais: algumas grandes empresas verificam apenas 4 % das suas notas de despesas, de forma aleatória.
São de natureza financeira, fiscal e penal. As despesas não profissionais reembolsadas expõem a empresa a correções de contribuições sociais e a uma recuperação indevida do IVA. Nos setores sujeitos a contratos públicos, uma não conformidade comprovada pode resultar na proibição de participar em concursos públicos.
A SAP Concur oferece vários níveis de controlo: regras inteligentes pré-submissão, verificação pré-pagamento e auditoria pós-pagamento através de análise comportamental. A solução permite analisar 100 % das transações e automatizar cerca de 80 % dos controlos.
Em quatro etapas: formação dos colaboradores sobre as regras de despesas, controlo integrado pré-apresentação no SAP Concur, verificação pré-pagamento dos elementos de risco e, por fim, auditoria pós-pagamento baseada em dados. O objetivo: proteger a empresa sem prejudicar a experiência dos colaboradores.
Sim. Como parceiro certificado da SAP Concur, a Arago acompanha os seus clientes na auditoria de conformidade de despesas, na configuração de controlos, na integração do SAP Concur e na implementação do Extract It para a rastreabilidade dos dados, incluindo em âmbitos que abrangem vários países.