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Maïsadour: centralizar a gestão administrativa de RH de um grupo multi-sites com SAP SuccessFactors

Objetivo do projeto

A Maïsadour escolheu o SAP SuccessFactors para construir um SIRH comum a todo o grupo. Primeira etapa: implementar o Core RH com o SAP SuccessFactors Employee Central, integrado pela Arago.

O objetivo: dispor de uma gestão administrativa de RH centralizada, harmonizar as práticas entre atividades e países, e criar bases sólidas para os futuros processos de RH.

«Esperávamos do nosso integrador conhecimento profundo do produto, um verdadeiro papel de aconselhamento e uma certa franqueza. As equipas da Arago estiveram à altura do desafio em todas as etapas do projeto.»

Maïsadour

Nicolas Tasseel, Diretor de Soluções

Contexto do cliente

Uma «galáxia de PME» sem gestão administrativa consolidada

A Maïsadour é uma cooperativa agrícola do sudoeste de França, historicamente implantada nas Landes. Pertence aos seus associados, agricultores e criadores de gado, que são simultaneamente sócios, clientes e fornecedores.

O grupo conta com 4300 colaboradores e 204 sites em França. Uma parte importante dos trabalhadores é sazonal.

As suas atividades organizam-se em três áreas:

Os serviços aos agricultores, núcleo histórico da cooperativa (por exemplo, a secagem do milho).
As sementes, desenvolvidas para as culturas regionais e comercializadas a nível internacional.
A gastronomia, nomeadamente com a marca de foie gras Delpeyrat.

Como resume o seu Diretor de Soluções, Nicolas Tasseel: «A Maïsadour funciona mais como uma galáxia de PME do que como um grupo muito integrado.»

Desafios antes do projeto

Porque precisava a Maïsadour de um repositório único de dados de RH?

Antes do projeto, a direção de RH e a DSI enfrentavam várias dificuldades:

Ausência de uma gestão administrativa de RH consolidada: o processamento salarial em França, em SAP HCM, servia na prática de referência para os dados dos colaboradores.
Dados de RH dispersos a nível internacional, em ferramentas heterogéneas não abrangidas pelo processamento salarial francês.
Processos de RH heterogéneos, centralizados em algumas atividades e descentralizados noutras.
Numerosas interfaces a manter entre o processamento salarial, o ERP SAP e a ferramenta de recrutamento.
Equipas de RH muito ocupadas com a operação, com prazos regulamentares e campanhas de RH a cumprir durante o projeto.
Fraca adesão a um primeiro módulo SAP SuccessFactors: o módulo de avaliações anuais, já implementado, era mal avaliado pelos utilizadores.

Desafios estratégicos

Que objetivos para o Core RH do grupo Maïsadour?

Desde a fase de enquadramento, a direção de RH e a DSI identificaram vários desafios estratégicos e operacionais:

Centralizar os dados dos colaboradores num repositório único, fonte de verdade para os restantes sistemas, incluindo o processamento salarial.
Harmonizar as práticas de RH do grupo através de uma ferramenta unificada.
Tornar os dados de RH mais fiáveis, sobretudo a nível internacional.
Integrar o SAP SuccessFactors num sistema de informação SAP.
Manter-se o mais próximo possível do standard SAP, para facilitar a manutenção e a evolução.
Garantir a adesão de todos: RH, chefias e colaboradores.
Preparar o pós-projeto e a autonomia das equipas internas.

Solução

Como implementou a Maïsadour o SAP SuccessFactors Employee Central com a Arago?

Acompanhada pelas equipas da Arago, a Maïsadour implementou e integrou o SAP SuccessFactors Employee Central.

Um princípio-chave orientou todo o projeto: fazer do Employee Central o sistema mestre dos dados dos colaboradores, passando o processamento salarial em SAP HCM a ser alimentado por este módulo. Uma verdadeira mudança para equipas habituadas a gerir estes dados no processamento salarial.

As etapas do projeto:

Enquadramento: análise das restrições reais do grupo (processamentos salariais heterogéneos, interfaces, disponibilidade das equipas, ciclos de RH e regulamentares) e clara repartição de papéis entre RH, DSI e Arago.
Conceção do modelo de RH comum: definição dos dados geridos no Employee Central e do nível de detalhe adequado, mantendo o princípio de partida para não dispersar o projeto.
Migração e fiabilização dos dados: recolha e limpeza dos dados internacionais, com numerosos interlocutores locais.
Integrações: ligação do Employee Central ao processamento salarial em SAP HCM e ao ERP SAP através do SAP Integration Suite, que substituiu a ferramenta de integração utilizada até então.
Gestão documental: para a emissão dos contratos de trabalho, o standard teria obrigado a manter um número muito elevado de modelos. A Maïsadour escolheu o Arago Document Manager, aplicação Arago certificada pela SAP.
Arranque progressivo em três fases, com um mês de intervalo: primeiro os RH centrais, para observar e ajustar; depois as chefias, ao ritmo das campanhas de avaliação; por fim, todos os colaboradores.
Preparação do pós-projeto: transferência de conhecimento para os administradores internos e implementação de TMA com a Arago.

A metodologia Arago

Para garantir o sucesso do projeto, a Arago apoiou-se num método comprovado, construído em torno de quatro princípios:

Papéis claros: os RH definem as necessidades, a DSI garante a coerência com o sistema de informação e a Arago traz o conhecimento do produto.
Aconselhamento franco: dizer o que a solução pode fazer, e o que não lhe deve ser pedido, para respeitar o standard.
Gestão da mudança integrada, com uma abertura progressiva do sistema por população.
Um programa de capacitação, para que as equipas administrem a solução de forma autónoma.

Quatro desafios superados

Como qualquer projeto de SIRH de grande dimensão, a implementação do Employee Central envolveu vários desafios, superados em conjunto pela Maïsadour e pela Arago:

A disponibilidade das equipas de negócio, gerida diariamente em estreita ligação com as chefias.
A qualidade dos dados internacionais, condição para o sucesso do projeto.
As interfaces, que não se ligam sozinhas, mesmo no ambiente SAP.
Os limites do standard, resolvidos com uma extensão certificada em vez de desenvolvimentos específicos.

Resultados

Que benefícios obteve a Maïsadour com a implementação do Employee Central?

No final da fase de Core RH, a Maïsadour já dispõe de resultados visíveis:

Um repositório único de dados de RH: o Employee Central é a fonte de referência dos dados dos colaboradores, em França e a nível internacional.
Um SIRH adotado por todos: o sistema está aberto a todos os colaboradores, em três etapas controladas.
Uma base pronta para evoluir: uma solução próxima do standard SAP, preparada para os próximos processos de RH.
Pedidos em self-service: um colaborador que muda de casa declara a nova morada na ferramenta. O pedido fica registado com data e hora e é depois validado pelos RH, em vez de um simples e-mail.
Maior visibilidade sobre as posições para as chefias, graças a uma gestão de posições reformulada.
Uma gestão administrativa do grupo finalmente informatizada, quando antes assentava no processamento salarial francês.
Um pós-projeto seguro: equipas internas formadas e TMA Arago dimensionada à medida, para questões pontuais e picos de atividade.
Um roteiro claro: onboarding e offboarding, sucessão e talento, remuneração.

Os seis conselhos da Maïsadour para o sucesso de um projeto de Core RH

Definir bem os objetivos: partir das utilizações e das necessidades, não de um catálogo de funcionalidades.
Garantir que cada um cumpre o seu papel, do início ao fim do projeto.
Não descurar a qualidade dos dados: não há sistema eficaz sem dados fiáveis.
Antecipar as interfaces, que exigem atenção e competências.
Preparar o pós-projeto: documentação, transmissão de conhecimento, papel dos responsáveis de processo e dos utilizadores-chave.
Reservar a disponibilidade das equipas de negócio no momento certo.
«Exigência no standard, pragmatismo no resto.» Nicolas Tasseel, Diretor de Soluções, Maïsadour

Ir mais longe com a Arago

Porquê escolher a Arago para construir o Core RH do SIRH do seu grupo?

A Arago é Parceiro Gold SAP desde 2010 e acompanha projetos SAP SuccessFactors há mais de 15 anos. Com mais de 1000 transformações digitais realizadas, a nossa equipa sabe descodificar o standard e identificar os pontos de melhoria dos seus sistemas.

Uma abordagem adaptada ao seu contexto: consoante os seus desafios, a sua organização e a sua maturidade, construímos a sua solução à medida ou apoiamo-nos em modelos comprovados. Ajudamo-lo a escolher a opção mais pertinente.
Formulários pré-configurados segundo as boas práticas do mercado, que podem acelerar o seu projeto quando esta opção é escolhida.
Aplicações Arago certificadas pela SAP, para ir mais além do standard.
Capacitação das suas equipas, para adicionar um campo, uma regra, um país ou uma empresa sem depender de nós.
Um suporte dimensionado às suas necessidades e a análise das novas versões do SAP SuccessFactors na sua configuração.

Contacte-nos para um projeto semelhante

Soluções escolhidas

Para responder a estes desafios, a Maïsadour apoiou-se nas seguintes soluções, integradas e desenvolvidas pela Arago:

SAP SuccessFactors

Digitalize, harmonize e conduza os seus processos RH à escala mundial.

SAP SuccessFactors Employee Central

Este sistema de gestão de RH baseado na nuvem fornece um repositório central para dados de funcionários, agiliza os seus processos de RH e permite gerir a sua força de trabalho com mais eficiência.

Arago Document Manager

O ADM automatiza a geração, a assinatura e o arquivo dos documentos de RH, diretamente a partir do SAP SuccessFactors, assegurando processos mais fiáveis, mais rápidos e em conformidade.

SAP SuccessFactors

Digitalize, harmonize e conduza os seus processos RH à escala mundial.

SAP SuccessFactors Employee Central

Arago Document Manager

O ADM automatiza a geração, a assinatura e o arquivo dos documentos de RH, diretamente a partir do SAP SuccessFactors, assegurando processos mais fiáveis, mais rápidos e em conformidade.