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Maïsadour, client Arago

Maïsadour : centraliser la gestion administrative RH d'un groupe multi-sites avec SAP SuccessFactors

Objectif du projet

Maïsadour a choisi SAP SuccessFactors pour construire un SIRH commun à l'ensemble du groupe. Première étape : mettre en place le Core RH avec SAP SuccessFactors Employee Central, intégré par Arago.

L'objectif : disposer d'une gestion administrative RH centralisée, harmoniser les pratiques entre activités et pays, et poser des fondations solides pour les futurs processus RH.

Logo Maïsadour client arago

« Nous attendions de notre intégrateur une expertise sur le produit, un vrai rôle de conseil et une certaine franchise. Le défi a été relevé par les équipes d’Arago, sur toutes les étapes du projet. » 

Maïsadour
Nicolas Tasseel, Directeur Solutions
Contexte client

Une « galaxie de PME » sans gestion administrative consolidée

Maïsadour est une coopérative agricole du Sud-Ouest, historiquement implantée dans les Landes. Elle appartient à ses adhérents agriculteurs et éleveurs, à la fois associés, clients et fournisseurs.

Le groupe compte 4 300 collaborateurs et 204 sites en France. Une partie importante du personnel est saisonnière.

Ses activités s'organisent en trois pôles :

  • Les services aux exploitants agricoles, cœur historique de la coopérative (par exemple le séchage du maïs).
  • Les semences, développées pour les cultures régionales et commercialisées à l'international.
  • La gastronomie, avec notamment la marque de foie gras Delpeyrat.

Son Directeur Solutions, Nicolas Tasseel, le résume ainsi : “Maïsadour fonctionne davantage comme une galaxie de PME que comme un groupe très intégré.”

Problématiques avant le projet

Pourquoi Maïsadour avait-il besoin d’un référentiel RH unique ?

Avant le projet, la direction RH et la DSI faisaient face à plusieurs difficultés :

  • Pas de gestion administrative RH consolidée : la paie France, sous SAP HCM, servait de fait de référentiel pour les données des salariés.
  • Des données RH dispersées à l'international, sur des outils hétérogènes non couverts par la paie France.
  • Des processus RH hétérogènes, centralisés dans certaines activités, décentralisés dans d'autres.
  • De nombreuses interfaces à maintenir entre la paie, l'ERP SAP et l'outil de recrutement.
  • Des équipes RH très prises par l'opérationnel, avec des échéances réglementaires et des campagnes RH à respecter pendant le projet.
  • Un premier usage de SAP SuccessFactors peu adopté : le module d'entretiens annuels, déjà en place, n’était pas très bien noté par les utilisateurs.
Enjeux

Quels objectifs pour le Core RH du groupe Maïsadour ?

Dès la phase de cadrage, la direction RH et la DSI ont identifié plusieurs enjeux stratégiques et opérationnels :

  • Centraliser les données collaborateurs dans un référentiel unique, source de vérité pour les autres systèmes, dont la paie.
  • Harmoniser les pratiques RH du groupe grâce à un outil unifié.
  • Fiabiliser les données RH, en particulier à l'international.
  • Intégrer SAP SuccessFactors dans un système d'information SAP.
  • Rester au plus près du standard SAP, pour faciliter la maintenance et les évolutions.
  • Réussir l'adoption par tous : RH, managers et collaborateurs.
  • Préparer l'après-projet et l'autonomie des équipes internes.
Solution

Comment Maïsadour a-t-il déployé SAP SuccessFactors Employee Central avec Arago ?

Accompagnée des équipes Arago, Maïsadour a déployé et intégré SAP SuccessFactors Employee Central.

Un principe clé a guidé tout le projet : faire d'Employee Central le système maître des données collaborateurs, la paie SAP HCM étant désormais alimentée par ce module. Une vraie évolution pour des équipes habituées à gérer ces données dans la paie.

Les étapes du projet :

  1. Cadrage : analyse des contraintes réelles du groupe (paies hétérogènes, interfaces, disponibilité des équipes, cycles RH et réglementaires) et répartition claire des rôles entre RH, DSI et Arago.
  2. Conception du modèle RH commun : définition des données gérées dans Employee Central et du bon niveau de détail, en s'en tenant au principe de départ pour ne pas disperser le projet.
  3. Reprise et fiabilisation des données : collecte et remise au propre des données internationales, avec de nombreux interlocuteurs locaux.
  4. Intégrations : connexion d'Employee Central à la paie SAP HCM et à l'ERP SAP via SAP Integration Suite, qui a remplacé l'outil d'intégration utilisé jusqu'alors.
  5. Gestion documentaire : pour l'édition des contrats de travail, le standard aurait imposé de maintenir un très grand nombre de modèles. Maïsadour a retenu Arago Document Manager, application Arago certifiée SAP.
  6. Démarrage progressif en trois temps, à un mois d'intervalle : RH centrales d'abord, pour observer et ajuster ; managers ensuite, au rythme des campagnes d'évaluation ; enfin l'ensemble des collaborateurs.
  7. Préparation de l'après-projet : transfert de compétences vers les administrateurs internes et mise en place d'une tierce maintenance applicative (TMA) avec Arago.

La méthodologie Arago

Pour sécuriser le projet, Arago s’est appuyé sur une méthode éprouvée, construite autour de quatre principes :

  • Des rôles clairs : les métiers RH portent le besoin, la DSI garantit la cohérence avec le système d'information, Arago apporte l'expertise produit.
  • Un conseil franc : dire ce que la solution peut faire, et ce qu'il ne faut pas lui demander, pour respecter le standard.
  • Une conduite du changement intégrée, avec une ouverture progressive du système par population.
  • Un programme de montée en compétences, pour que les équipes administrent la solution en autonomie.

Quatre défis relevés

Comme tout projet SIRH d’envergure, la mise en place d’Employee Central a comporté plusieurs défis, relevés ensemble par Maïsadour et Arago :

  1. La disponibilité des équipes métier, pilotée au quotidien au plus près des managers.
  2. La qualité des données internationales, condition du succès du projet.
  3. Les interfaces, qui ne se branchent pas d'elles-mêmes, même dans l'environnement SAP.
  4. Les limites du standard, traitées par une extension certifiée plutôt que par des développements spécifiques.
Résultats obtenus

Quels bénéfices pour Maïsadour après la mise en place d’Employee Central ?

Dès la fin de la phase Core RH, Maïsadour dispose de résultats observables :

  • Un référentiel RH unique : Employee Central est la source de référence des données collaborateurs, en France comme à l'international.
  • Un SIRH adopté par tous : le système est ouvert à l'ensemble des collaborateurs, en trois étapes maîtrisées.
  • Un socle prêt à évoluer : une solution proche du standard SAP, prête pour les prochains processus RH.
  • Des démarches en libre-service : un collaborateur qui déménage déclare sa nouvelle adresse dans l'outil. La demande est horodatée, puis validée par les RH, au lieu d'un simple e-mail.
  • Une meilleure visibilité sur les postes pour les managers, grâce à une gestion des postes retravaillée.
  • Une gestion administrative groupe enfin informatisée, là où elle reposait sur la paie France.
  • Un après-projet sécurisé : équipes internes formées et TMA Arago dimensionnée au plus juste, pour les questions ponctuelles et les pics d'activité.
  • Une feuille de route claire : intégration et départ des collaborateurs, succession et talents, rémunération.

Les six conseils de Maïsadour pour réussir un projet Core RH

  1. Bien énoncer les objectifs : partir des usages et du besoin, pas d'un catalogue de fonctionnalités.
  2. Faire tenir à chacun son rôle, du début à la fin du projet.
  3. Ne pas négliger la qualité des données : pas de système performant sans données fiables.
  4. Anticiper les interfaces, qui demandent attention et compétences.
  5. Préparer l'après-projet : documentation, transmission des connaissances, rôle des responsables de processus et des utilisateurs clés.
  6. Réserver la disponibilité des équipes métier au bon moment.
  7. « Exigence sur le standard, pragmatisme sur le reste. » Nicolas Tasseel, Directeur Solutions, Maïsadour
Aller plus loin avec Arago

Pourquoi choisir Arago pour construire le Core RH de votre SIRH groupe ?

Arago est Partenaire Gold SAP depuis 2010 et accompagne les projets SAP SuccessFactors depuis plus de 15 ans. Forte de plus de 1 000 transformations digitales menées, notre équipe sait décoder le standard et identifier les points d’amélioration de vos systèmes.

  • Une approche adaptée à votre contexte : selon vos enjeux, votre organisation et votre maturité, nous construisons votre solution sur mesure ou nous nous appuyons sur des modèles éprouvés. Nous vous aidons à choisir l’option la plus pertinente.
  • Des formulaires préconfigurés selon les bonnes pratiques du marché, qui peuvent accélérer votre projet lorsque cette option est retenue.
  • Des applications Arago certifiées SAP, pour aller plus loin que le standard.
  • Une montée en compétences de vos équipes, pour ajouter un champ, une règle, un pays ou une société sans dépendre de nous.
  • Un support dimensionné selon vos besoins et l'analyse des nouvelles versions SAP SuccessFactors sur votre configuration.
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Solutions choisies

Pour répondre à ces enjeux, Maïsadour s'est appuyé sur les solutions suivantes, intégrées et développées par Arago :

SAP SuccessFactors

Digitalisez, harmonisez et pilotez vos processus RH à l’échelle mondiale.

SAP SuccessFactors Employee Central

Ce système de gestion des ressources humaines, basé sur le cloud, vous fournit un référentiel central pour les données des employés, rationalise vos processus RH et vous permet de gérer votre personnel de manière plus efficace.

Arago Document Manager

ADM automatise la génération, la signature et l’archivage des documents RH, directement depuis SAP SuccessFactors, pour des processus plus fiables, plus rapides et conformes.

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