Dans le domaine en constante évolution de la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, SAP Concur est un leader incontournable. Mais comment garantir le succès des projets de mise en œuvre ? Pour Sofia Abrunhosa, Project Manager chez Arago, la clé réside dans l'expertise fonctionnelle, le leadership et l'intelligence collective.
Concur est une solution cloud modulaire conçue pour gérer l’ensemble du cycle des déplacements professionnels et des dépenses associées, de la réservation au remboursement. Pour Sofia, Concur se distingue par son expérience utilisateur fluide, sa conformité intégrée et sa couverture de bout en bout. Des atouts décisifs pour les directions RH, financières et IT qui cherchent à digitaliser, harmoniser et sécuriser leurs processus de gestion des frais.
Un project manager ou un team lead ne peut pas être un boss. Il doit être un leader. », affirme Sofia, une conviction qu’elle partage au quotidien avec ses équipes et ses clients. Il doit incarner un leadership de proximité, capable d’impliquer, de soutenir et de fédérer toutes les parties prenantes autour d’un objectif commun.
Cette posture est d’autant plus cruciale dans les projets Concur qui mobilisent un écosystème complexe : finance, achats, IT, sécurité, agences de voyages, fournisseurs de cartes bancaires...
Sa capacité à communiquer avec transparence et à maîtriser la solution dans ses moindres détails (Sofia est certifiée Concur Travel, Concur Expense, et Master Concur) lui permet de naviguer avec aisance dans les comités de pilotage et de guider les clients dans leurs arbitrages.
Sofia préconise la construction d’un core model global, véritable socle harmonisé pour l’ensemble de l’entreprise. Ce modèle centralisé permet de revoir des processus souvent très décentralisés, afin de les aligner sur des pratiques communes tout en autorisant des ajustements locaux ciblés. Une approche qui facilite les déploiements multi-pays et garantit une meilleure évolutivité.
L’un des principaux écueils que Sofia identifie chez les clients est la tentation de reproduire à l’identique leurs processus existants dans la nouvelle solution. Une logique qui pousse à étirer les capacités du modèle standard, au détriment de la simplicité et de la pérennité. Elle cite le cas d’un client ayant rejeté les fonctionnalités standards de Concur au profit d’une configuration poussée pour coller à ses habitudes, avec à la clé retards, surcoûts et complexité technique. Pour elle, rester au plus proche du standard de l’outil est essentiel pour garantir la stabilité, le support et l’accès aux innovations futures.
Sofia applique une méthodologie en cascade (waterfall) mais n’hésite pas à introduire des éléments agiles dans les projets d’envergure. Réunions quotidiennes, livraisons incrémentales et réajustements en continu viennent dynamiser le suivi et renforcer l’implication des équipes. Une flexibilité précieuse, notamment en contexte de crise, comme l’a démontré la mise en production simultanée de Concur dans 24 pays pour SWIFT en pleine pandémie de COVID-19 — un défi relevé avec brio.
Le retour d’expérience de Sofia est clair : le succès d’un projet Concur repose autant sur l’outil que sur la gouvernance. Adopter une vision long terme, simplifier, harmoniser, faire confiance à l’expertise des partenaires et surtout, engager un véritable pilotage du changement sont les piliers d’un déploiement réussi.
Pour en savoir plus, découvrez la version intégrale de son interview vidéo en anglais :
