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Modernizar um SIRH é muito mais do que mudar de software. É repensar os seus processos de RH, uniformizar as suas práticas à escala internacional e criar as condições para uma experiência do colaborador coerente, independentemente do país ou do local.
Foi este o desafio que a Mersen enfrentou entre 2022 e 2023, com o projeto Themis: substituir um SIRH obsoleto pelo SAP SuccessFactors, recorrendo à experiência da Arago para cobrir toda a cadeia de RH, desde o Core RH à gestão de talentos, passando pelo recrutamento e pela remuneração.
Este testemunho, partilhado por Jean-Baptiste de Clermont-Tonnerre, Responsável de SIRH do grupo Mersen, ilustra a realidade de um projeto SIRH de grande dimensão internacional: as escolhas estratégicas, os ajustes realizados ao longo do projeto e os ensinamentos duradouros.
A Mersen ocupa uma posição específica: é um grupo de dimensão intermédia, mas com uma forte presença internacional.
«Para isso, desde 2010, a nossa direção-geral manifestou a necessidade de dispor de um SIRH global que permitisse, em primeiro lugar, ter uma visão clara dos colaboradores presentes nos quatro cantos do mundo, mas também implementar eficazmente os principais processos, nomeadamente os relacionados com o desempenho e a remuneração dos nossos colaboradores», explica Jean-Baptiste de Clermont-Tonnerre, Responsável de SIRH do grupo Mersen.
Graças a esta ferramenta, a direção de recursos humanos conseguiu reforçar a sua cultura e os seus processos de RH durante cerca de doze anos.
«Ao longo dos anos, os nossos processos de RH foram enriquecendo, ao ponto de o nosso SIRH começar a revelar os seus limites. Apesar das suas qualidades, já não conseguia responder às novas ambições do nosso roadmap de RH 2021-2025, que se articulava em torno de três pilares principais: reforçar a identidade da Mersen; tornar a Mersen uma empresa aprendente; enriquecer a experiência do colaborador. Precisávamos, por isso, de optar por um novo SIRH que oferecesse uma cobertura funcional mais abrangente. Uma solução completa, moderna e intuitiva, mas também mais acessível, para que cada um dos nossos colaboradores, incluindo o pessoal de produção, pudesse aceder-lhe diretamente»
A Mersen é especialista mundial em especialidades elétricas e materiais avançados, cujos produtos equipam setores tão diversos como a energia eólica, a energia solar, a aeronáutica, a eletrónica ou a mobilidade elétrica. O grupo conta com mais de 7 500 colaboradores distribuídos por 33 países, 21 centros de I&D e mais de 50 instalações industriais em todo o mundo. Em 2024, o seu volume de negócios atingiu um nível recorde de 1,244 mil milhões de euros, dos quais 55% foram gerados pelos mercados do desenvolvimento sustentável.
Gerir recursos humanos a esta escala exige um SIRH capaz de agregar dados sobre os efetivos em contextos muito diferentes, implementar processos de RH comuns (desempenho, remuneração, mobilidade), adaptando-se simultaneamente às regulamentações locais, e oferecer uma experiência suficientemente simples para ser adotada por colaboradores tanto de escritório como de produção.
A Mersen utilizava um SIRH global desde 2010, muito antes de as soluções SaaS dominarem o mercado. Durante mais de dez anos, esta ferramenta estruturou a cultura de RH do grupo e permitiu implementar os seus principais processos.
Mas as ambições do roadmap de RH 2021-2025 colocaram em evidência os seus limites. Estruturado em torno de três pilares — reforçar a identidade da Mersen, tornar o grupo uma empresa aprendente e enriquecer a experiência do colaborador —, este roadmap exigia uma cobertura funcional mais abrangente, uma ergonomia moderna e um acesso alargado a todos os colaboradores, incluindo o pessoal de produção.
Perante esta constatação, a Mersen lançou um concurso estruturado, envolvendo os principais intervenientes do mercado de SIRH. A questão não era apenas funcional. Jean-Baptiste de Clermont-Tonnerre explica-o claramente: «As soluções atuais oferecem muito menos possibilidades de personalização, e a normalização é frequentemente privilegiada. Receávamos, por isso, deparar-nos com alguma rigidez e que fosse difícil adaptar a ferramenta às nossas necessidades específicas.»
Foi precisamente neste ponto que a Arago fez a diferença. Ao garantir a capacidade de implementar o SAP SuccessFactors o mais próximo possível dos processos da Mersen, sem sacrificar a normalização necessária para uma implementação internacional, a Arago conquistou a decisão.
O SAP SuccessFactors é atualmente utilizado por cerca de 9 900 clientes em todo o mundo. A sua força reside na capacidade de cobrir todo o ciclo de vida do colaborador, desde o recrutamento à gestão do desempenho, passando pela remuneração, formação e planeamento de sucessões, adaptando-se simultaneamente às exigências legais de cada país.
Para um grupo como a Mersen, esta cobertura funcional global, aliada a uma arquitetura SaaS atualizada duas vezes por ano, representava uma garantia de evolução que o sistema anterior já não conseguia oferecer.
O SIRH SAP SuccessFactors do grupo Mersen abrange atualmente um amplo escopo funcional, traduzido na implantação de vários módulos: Employee Central (com o Core RH), Performance & Goals, Recruiting, Onboarding, Compensation, Succession & Development, etc. «Este projeto foi para nós uma oportunidade de adaptar e modernizar alguns dos nossos processos de RH», observa Jean-Baptiste de Clermont-Tonnerre. «Também nos permitiu melhorar a nossa organização, nomeadamente com a implementação de um processo de comunicação das necessidades e a identificação de BPO, cujo papel foi decisivo ao longo do projeto.»
Hoje, o SIRH está totalmente em modo «Run», com uma TMA assegurada pela Arago. No final de cada campanha, são recolhidos os comentários dos profissionais, a fim de determinar o que funcionou bem, o que falhou e o que deve ser melhorado. A solução é então adaptada em conformidade. As equipas do projeto Themis estão também a dar os últimos retoques na implementação do módulo Recrutamento, que é uma das novidades introduzidas no seu novo SIRH.
O projeto Themis teve início no final de março de 2022. Em vez de optar por um big bang, a equipa do projeto escolheu uma implementação progressiva por fases, permitindo gerar rapidamente um primeiro valor, preservando simultaneamente a capacidade das equipas para absorver a carga de trabalho.
Esta abordagem faseada permitiu à Mersen reduzir o risco de um arranque simultâneo em todo o perímetro, envolvendo progressivamente as equipas de negócio. «Este arranque em torno de um mini Core RH permitiu-nos implementar rapidamente um primeiro módulo, o desempenho, enquanto flexibilizávamos o calendário para o restante projeto, de forma a adaptarmo-nos à carga de trabalho das nossas equipas. A Arago soube demonstrar agilidade neste processo.»
O perímetro funcional abrangido pelo SIRH SAP SuccessFactors da Mersen é atualmente significativo.
| Módulo SAP SuccessFactors | Utilização principal |
|---|---|
| Employee Central | Core RH: dados dos colaboradores, posições, organograma global. |
| Performance & Goals | Avaliações anuais, gestão de objetivos, avaliações. |
| Recruiting | Publicação de ofertas, acompanhamento de candidaturas, seleção. |
| Onboarding | Integração de novos colaboradores, formalidades. |
| Compensation | Gestão da remuneração, campanhas de revisão salarial. |
| Succession & Development | Planos de sucessão, gestão de talentos estratégicos. |
| Integração Cornerstone | Ligação ao LMS do grupo para a gestão da formação. |
Todos os projetos SIRH de grande dimensão atravessam momentos em que os processos de negócio não se alinham imediatamente com os standards da solução. É uma realidade que Jean-Baptiste de Clermont-Tonnerre descreve com franqueza: «Por vezes, foi necessário adaptar os nossos processos para os fazer corresponder à ferramenta. No entanto, sempre que surgiam dificuldades que nos pareciam insolúveis, a Arago empenhava-se a fundo para encontrar o melhor compromisso. Foi em conjunto, numa lógica de parceria, que conseguimos encontrar soluções.»
É precisamente nestes momentos que a qualidade de um integrador se revela: o seu conhecimento aprofundado do produto, a capacidade de compreender as prioridades do cliente e a sua agilidade na gestão das decisões fazem a diferença entre um projeto que avança e um projeto que fica bloqueado.
O projeto Mersen estendeu-se por cerca de 18 meses, desde o início em março de 2022 até à implementação completa do módulo Recruiting no final de 2023. Esta duração é representativa de uma implementação internacional com vários módulos e migração de dados. Um perímetro mais restrito pode ser implementado em 6 a 12 meses. A abordagem por fases adotada no projeto Themis é frequentemente recomendada para reduzir os riscos e promover a adoção.
La migração de dados é uma das fases mais críticas de um projeto SIRH. Envolve uma auditoria prévia da qualidade dos dados existentes, um mapeamento das correspondências com o novo modelo de dados e sequências de testes intensivos antes do go-live. Na Mersen, a migração para o Core RH definitivo foi realizada em julho de 2023, em simultâneo com a integração da folha salarial, o que exigiu uma estreita coordenação entre as equipas de IT, RH e Arago.
O SAP SuccessFactors inclui localizações para a maioria dos países onde a Mersen opera: gestão de contratos locais, conformidade regulamentar e idiomas da interface. O desafio consiste em encontrar o equilíbrio certo entre normalização, que garante a coerência dos dados à escala do grupo, e flexibilidade local, que assegura a adoção no terreno. A Arago acompanha os seus clientes na definição deste equilíbrio, apoiando-se na sua experiência em mais de 1 000 projetos internacionais.
A TMA (manutenção aplicacional por terceiros) corresponde ao contrato de suporte e evolução confiado a um prestador externo após o go-live. Abrange a correção de anomalias, as adaptações relacionadas com as novas releases da SAP (duas por ano) e as evoluções funcionais solicitadas pelas equipas de RH. A Arago assegura a TMA do SIRH da Mersen, garantindo assim a continuidade do serviço e um conhecimento aprofundado da parametrização específica do cliente.
O projeto Themis apostou na identificação de BPO (Business Process Owners) no seio das equipas de RH da Mersen, interlocutores de negócio de referência para cada área funcional. O seu papel foi decisivo: transmitiram os requisitos das equipas no terreno, validaram as parametrizações e facilitaram a adoção por parte dos utilizadores finais. Esta abordagem de governação é atualmente recomendada pela Arago em todos os seus projetos SIRH de grande dimensão.
O projeto Themis apostou na identificação de BPO (Business Process Owners) no seio das equipas de RH da Mersen, interlocutores de negócio de referência para cada área funcional. O seu papel foi decisivo: transmitiram os requisitos das equipas no terreno, validaram as parametrizações e facilitaram a adoção por parte dos utilizadores finais. Esta abordagem de governação é atualmente recomendada pela Arago em todos os seus projetos SIRH de grande dimensão.
