A gestão de viagens e despesas de negócios (Travel & Expense, ou T&E) já não é apenas um processo administrativo: tornou-se uma alavanca estratégica para o desempenho organizacional e a conformidade. Entre as pressões de custos, os requisitos regulamentares e as expectativas dos funcionários em termos de fluidez e responsabilidade, as empresas precisam de repensar a sua abordagem.
Este guia completo apresenta os desafios atuais, as melhores práticas comprovadas e as inovações tecnológicas que estão a redefinir a gestão de T&E.
O T&E reúne duas vertentes complementares:
Essas duas dimensões são indissociáveis: uma política de viagens eficaz deve estar ligada a um processo fluido de gestão de despesas.
Num contexto internacional, harmonizar as regras é um desafio: cada país tem as suas especificidades fiscais e regulamentares. Uma política demasiado rígida pode prejudicar a produtividade, enquanto uma política demasiado flexível aumenta os riscos de abusos.
Exemplo: um colaborador em missão no estrangeiro pode ignorar os limites locais, o que leva a despesas não conformes.
As notas de despesas são um terreno propício a erros involuntários (justificativos em falta, duplicados), mas também a fraudes. Sem um controlo automatizado, estas anomalias podem custar caro à empresa. De acordo com a ACFE, a fraude nas notas de despesas representa até 15% das perdas relacionadas com despesas profissionais.
Sem relatórios consolidados, é difícil controlar os orçamentos de viagens, identificar possíveis economias ou negociar com os fornecedores. Consequência: decisões baseadas em dados parciais, resultando em custos adicionais.
As viagens profissionais têm um impacto significativo nas emissões de carbono. Integrar critérios de RSE na política de T&E torna-se indispensável para responder aos objetivos de sustentabilidade.
O desafio tecnológico: conectar o T&E ao seu ERP e às suas ferramentas de RH
Os processos de T&E devem estar articulados com os ERP, as ferramentas de RH e as ferramentas contabilísticas. Uma integração inadequada resulta em duplicatas, atrasos e erros. É preferível optar por ferramentas compatíveis, como o SAP Concur, para uma gestão fluida.
Uma política de T&E deve ser simples de compreender, adaptada aos diferentes perfis e disponível nas ferramentas colaborativas. Deve especificar:
A nossa sugestão: divulgue a política através de ferramentas colaborativas e torne-a acessível em dispositivos móveis para evitar ambiguidades.
A digitalização reduz as tarefas manuais e os riscos de erros. As soluções modernas permitem:
Assim, menos erros, menos fraudes e equipas financeiras livres de tarefas repetitivas.
Uma política clara não é suficiente se os colaboradores não souberem como aplicá-la.
Algumas boas práticas a serem aplicadas para transformar a restrição em uma experiência fluida e intuitiva:
Os controlos não devem ser vistos como uma vigilância intrusiva. As ferramentas T&E inovadoras permitem garantir uma conformidade reforçada sem complicar o dia a dia das equipas:
Medir o custo médio por viagem, o prazo de reembolso ou a taxa de conformidade permite ajustar a política e melhorar o desempenho.
Entre os principais indicadores a serem observados:
A introdução manual das notas de despesas é demorada e propícia a erros. As soluções modernas integram tecnologias como o OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) e a IA para automatizar a captura de comprovativos: o colaborador fotografa o seu recibo através de uma aplicação móvel, a ferramenta extrai automaticamente os dados (montante, data, IVA) e integra-os no fluxo de trabalho de validação.
Os benefícios:
As soluções em nuvem, como o SAP Concur, oferecem uma arquitetura escalável, acessível em qualquer lugar e integrada aos sistemas existentes (ERP, RH, contabilidade).
Por que isso é importante?
A mobilidade está no centro das expectativas dos colaboradores. As aplicações T&E proporcionam uma experiência de utilizador fluida, que favorece a adoção das ferramentas e reduz os prazos de processamento. :
A exploração dos dados de T&E já não se limita ao reporting. As soluções avançadas integram algoritmos preditivos para:
A sustentabilidade já não é apenas uma tendência: tornou-se um imperativo estratégico. As empresas devem agora integrar critérios ambientais nas suas políticas de deslocação, e as soluções T&E desempenham um papel fundamental nesta transformação.
Como é que estas ferramentas contribuem para uma abordagem responsável?
Além da conformidade regulamentar, essas iniciativas respondem a uma dupla exigência: a dos colaboradores, que esperam práticas responsáveis, e a das partes interessadas, preocupadas com o impacto ambiental. Uma política de T&E sustentável reforça a imagem da marca e contribui para o desempenho global.
Na Arago, acompanhamos as empresas na digitalização dos seus processos de viagens e despesas através de soluções inovadoras como o SAP Concur. A nossa experiência abrange a integração completa das ferramentas T&E com o seu ambiente ERP e RH, para automatizar a gestão de viagens e notas de despesas, reforçar a conformidade e oferecer uma experiência fluida aos colaboradores. O nosso objetivo: simplificar os seus processos, melhorar a visibilidade das despesas e integrar práticas responsáveis na sua política de viagens.
A gestão de viagens e despesas é muito mais do que um processo administrativo: é uma alavanca estratégica para controlar custos, garantir a conformidade e melhorar a experiência dos colaboradores. As inovações tecnológicas (automatização, nuvem, mobilidade) abrem caminho para uma abordagem mais ágil e responsável.
Quer simplificar a gestão das suas viagens e despesas, ganhar em eficácia e conformidade? A Arago acompanha-o em todas as etapas, desde a definição da sua estratégia de viagens e despesas até à implementação de soluções inovadoras como o SAP Concur.
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