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Autor
Armin Beyaert
Especialista SAP SuccessFactors & SmartRecruiters
Armin Beyaert é especialista em SAP SuccessFactors, com foco em Recrutamento e Onboarding, e mais de 15 anos de experiência em recursos humanos e na solução SAP SuccessFactors. É certificado Professional Recruiting, o nível mais elevado de certificação SAP SuccessFactors, e possui também certificação SmartRecruiters. Acompanha as direções de RH em projetos de transformação digital, desde a definição da estratégia até à implementação operacional. Atua em programas complexos como Solution Architect, Lead Funcional ou Project Director, com especial atenção à experiência do candidato, à governação de dados e à integração dos ecossistemas de RH.
A integração do SmartRecruiters no ecossistema SAP marca uma nova etapa para as organizações que utilizam atualmente o SAP SuccessFactors Recruiting. No entanto, esta evolução não deve ser encarada como uma simples substituição técnica de um ATS por outro.
Representa uma oportunidade para repensar os processos de recrutamento, os fluxos de dados, a colaboração entre recrutadores e responsáveis de contratação, bem como a experiência do candidato. Antes de iniciar uma migração, as organizações devem, por isso, compreender as diferenças entre as duas soluções, mapear o seu ambiente atual e definir um roadmap adaptado ao seu contexto específico.
Durante o webinar em francês SuccessFactors Recruiting to SmartRecruiters: Understanding Data Flows and Preparing Your Migration Path, os especialistas da Arago Armin Beyaert e Julie Catteau apresentaram os principais desafios técnicos e funcionais envolvidos nesta transição, bem como as diferentes abordagens disponíveis para a preparar.
A SAP apresenta o SmartRecruiters como a sua solução de recrutamento de referência. Para as organizações que utilizam atualmente o SAP SuccessFactors Recruiting, esta orientação estratégica levanta várias questões: quando deverá ser considerada a transição, que elementos devem ser migrados e que alterações devem ser antecipadas no sistema de informação de Recursos Humanos?
A resposta depende naturalmente do contexto específico de cada organização. A complexidade organizacional, o nível de centralização, a maturidade dos processos de recrutamento, os recursos disponíveis e a dependência do ecossistema SAP são fatores que devem ser tidos em consideração.
A transição para o SmartRecruiters também vai além das equipas técnicas. Tem impacto nos responsáveis de HRIS, nas equipas de Talent Acquisition, nos recrutadores, nos responsáveis de contratação e, em última análise, nos próprios candidatos. Por este motivo, a preparação deve abordar igualmente as dimensões técnica, funcional e humana.
Um dos primeiros temas a avaliar diz respeito à integração entre o SmartRecruiters, o SAP SuccessFactors Employee Central e o SAP SuccessFactors Onboarding.
Vários fluxos de dados permitem a transferência de informação entre estes ambientes.
Os utilizadores geridos no SAP SuccessFactors podem ser sincronizados com o SmartRecruiters. Esta sincronização permite identificar responsáveis de contratação, recrutadores e colaboradores com acesso a oportunidades de mobilidade interna dentro da solução.
Os dados organizacionais também podem ser transferidos para o SmartRecruiters. Estes podem incluir entidades legais, departamentos, divisões ou outros objetos organizacionais utilizados para estruturar a organização.
Esta integração ajuda a manter um modelo consistente de dados mestre entre as soluções. No entanto, exige que as organizações determinem precisamente que informação deve circular e qual o sistema que funciona como sistema de referência para cada elemento de dados. Em muitos casos, o Employee Central mantém esse papel, embora algumas informações também possam ser geridas diretamente no SmartRecruiters.
Quando uma posição é criada e aprovada no Employee Central, pode ser iniciada uma requisição de recrutamento no SmartRecruiters.
Os dados associados à posição, como o seu identificador, título ou atributos organizacionais, podem preencher automaticamente o rascunho da requisição. A informação transferida depende do mapeamento definido durante a fase de conceção da integração.
Esta automatização reduz a introdução duplicada de dados e promove a continuidade entre o planeamento da força de trabalho e os processos de recrutamento. No entanto, não elimina a necessidade de tomar decisões de conceção. As organizações devem continuar a determinar que dados são relevantes para o recrutamento e como devem ser utilizados na solução de destino.
O fluxo funciona também no sentido inverso. Quando um candidato é marcado como contratado no SmartRecruiters, os seus dados podem ser validados e posteriormente transferidos para o SAP SuccessFactors Onboarding, de forma a iniciar o processo de onboarding.
As informações recolhidas durante o recrutamento e o onboarding podem posteriormente ser utilizadas para preparar a criação do colaborador no Employee Central. Caso a organização não utilize o Onboarding, pode também ser considerada uma integração direta da contratação no Employee Central.
O objetivo é garantir a continuidade de todo o processo, desde a identificação da necessidade inicial de recrutamento até à entrada do novo colaborador no sistema de RH.
No SmartRecruiters, parte da estrutura de integração é centralizada através do Integration Hub. Este ambiente permite às organizações configurar mapeamentos e automatizar várias trocas de dados entre o SmartRecruiters e o SAP SuccessFactors.
Esta abordagem evita a necessidade de reconstruir cada interface através de desenvolvimento específico. No entanto, o conector não toma decisões em nome da organização.
Antes de iniciar qualquer trabalho de configuração, devem ser respondidas várias questões:
A integração técnica facilita a execução. A conceção do modelo, o mapeamento dos processos e a governação dos dados continuam a ser atividades fundamentais do projeto.
A sincronização de campos representa uma das principais áreas de atenção identificadas durante as primeiras experiências apresentadas no webinar.
À primeira vista, transferir um campo do Employee Central para o SmartRecruiters pode parecer simples. Na realidade, porém, a criação e a sincronização de campos têm implicações a longo prazo para o modelo de dados de destino. Determinadas alterações podem tornar-se mais limitadas depois de os campos terem sido implementados.
É, por isso, essencial realizar previamente um inventário:
Sem este esforço de racionalização, as organizações correm o risco de transportar para o SmartRecruiters anos de complexidade acumulada no ambiente anterior. A abordagem preferencial consiste em sincronizar apenas os dados que proporcionam um valor real ao processo de recrutamento.
Ambas as soluções têm o mesmo objetivo geral: gerir o recrutamento. No entanto, foram concebidas segundo filosofias diferentes. Compreender estas diferenças é essencial antes de definir o modelo de destino.
O SAP SuccessFactors Recruiting utiliza um modelo de permissões altamente granular, baseado em funções e grupos. Um utilizador pode pertencer a vários grupos e beneficiar de diferentes funções.
No SmartRecruiters, a abordagem apresentada durante o webinar é mais global. Aos utilizadores é atribuída uma função de sistema, enquanto o seu grupo determina sobretudo o respetivo âmbito de visibilidade. As permissões do SmartRecruiters são, por isso, geridas diretamente no SmartRecruiters e não através do Role-Based Permissions (RBP) do SAP SuccessFactors.
É essencial realizar uma análise detalhada das funções e responsabilidades para evitar transferir automaticamente um modelo de permissões concebido para uma solução diferente.
No SuccessFactors Recruiting, os modelos de requisições, os modelos de candidatura e os fluxos de recrutamento estão estreitamente ligados e podem ser configurados com um elevado nível de detalhe.
O SmartRecruiters incentiva a utilização de modelos baseados na natureza da necessidade de recrutamento. Por exemplo, uma organização pode definir um processo de recrutamento comum para um determinado tipo de função, tipo de contrato ou população de colaboradores.
Esta abordagem pode contribuir para uma maior harmonização das práticas. No entanto, exige que as organizações avaliem cuidadosamente quais as diferenças entre países, unidades de negócio ou categorias de recrutamento que são realmente necessárias.
O SmartRecruiters permite que determinados campos sejam apresentados em função do contexto da requisição e facilita a adaptação da informação apresentada.
Esta abordagem proporciona uma maior flexibilidade do que os modelos em que todos os campos são definidos durante a fase inicial de configuração.
Desde que a governação se mantenha consistente, esta flexibilidade pode contribuir para formulários mais intuitivos e mais adaptados aos diferentes cenários de recrutamento.
As automatizações podem ser acionadas de acordo com a progressão de um candidato ao longo do processo de recrutamento. O objetivo é reduzir tarefas repetitivas e eliminar pontos de fricção para as equipas de recrutamento.
O webinar abordou também o desenvolvimento de agentes capazes de sugerir ou executar determinadas ações mediante aprovação do utilizador.
Estes desenvolvimentos reforçam a importância de manter dados fiáveis, estruturados e devidamente governados.
Uma das características distintivas do SmartRecruiters é a sua dimensão colaborativa.
Em muitas organizações, as interações entre recrutadores e responsáveis de contratação permanecem dispersas entre o ATS, as trocas de emails e as mensagens no Teams. O SmartRecruiters procura centralizar uma maior parte destas interações diretamente na plataforma de recrutamento.
Esta centralização deverá melhorar a colaboração, reforçando simultaneamente o controlo sobre a informação relacionada com os candidatos e o cumprimento dos requisitos de proteção de dados.
É esperado que o Career Site Builder continue a ser suportado.
As organizações podem, por isso, optar por manter o URL atual, o branding, o desempenho de SEO e a experiência de utilizador, ligando simultaneamente o site de carreiras ao SmartRecruiters.
A possibilidade de operar o SuccessFactors Recruiting e o SmartRecruiters em paralelo através do mesmo site de carreiras cria também oportunidades para uma implementação faseada. Um país, uma unidade de negócio ou uma população-piloto pode adotar o SmartRecruiters enquanto as restantes continuam temporariamente a utilizar o SuccessFactors Recruiting.
Para os candidatos, as oportunidades podem continuar acessíveis através de um único ponto de entrada. Para a organização, esta arquitetura permite testar a solução e recolher aprendizagens antes de alargar a implementação.
O Migration Hub disponibiliza funcionalidades para analisar o sistema de origem e preparar a migração de determinados elementos de configuração. Ajuda a identificar quais os objetos que podem ser incluídos, excluídos ou mapeados no SmartRecruiters.
No entanto, é importante distinguir dois temas diferentes:
O Migration Hub trata da migração da configuração.
As requisições de recrutamento existentes, os candidatos, as candidaturas e os registos históricos requerem uma estratégia de migração de dados específica.
As organizações devem decidir que dados devem ser transferidos para o novo ATS, que informação deve continuar disponível no ambiente legado e que registos podem ser arquivados.
Esta transição representa também uma oportunidade para limpar e racionalizar anos de dados acumulados.
Para evitar reduzir a iniciativa a uma série de decisões técnicas, devem ser abordadas três áreas de trabalho distintas.
As organizações devem analisar a forma como o recrutamento funciona atualmente e definir o modelo futuro pretendido.
As principais questões incluem:
O foco deve estar nos dados necessários para suportar as operações de recrutamento, a integração com o HRIS, os requisitos de reporting e futuros casos de utilização de automatização.
As organizações devem também definir padrões de qualidade, responsabilidades de gestão, períodos de retenção e regras que determinem o acesso à informação histórica.
A transformação não afeta apenas os candidatos, mas também os recrutadores e os responsáveis de contratação.
O projeto deve identificar os atuais pontos de fricção e definir a experiência que a organização pretende proporcionar futuramente a cada grupo de stakeholders.
Não existe uma abordagem universal para a migração para o SmartRecruiters.
Uma estratégia Big Bang substitui o sistema existente em todo o âmbito definido através de uma única entrada em produção.
Esta abordagem exige uma preparação extensa, um modelo de destino estabilizado e uma organização capaz de mobilizar os recursos necessários ao longo de toda a transição.
Uma implementação faseada pode ser mais adequada para organizações descentralizadas ou internacionais.
Permite começar com um país-piloto, uma divisão ou uma população de utilizadores e, em seguida, aperfeiçoar a abordagem com base nas aprendizagens obtidas antes de alargar a implementação.
Uma organização pode também decidir que ainda não está preparada para iniciar a migração, mas começar imediatamente as atividades de preparação.
Esta fase pode incluir o mapeamento de processos, inventários de campos, limpeza de dados, análise de funções e avaliações de impacto relacionadas com a experiência do utilizador.
Dedicar tempo à preparação não significa não fazer nada. Pelo contrário, permite consolidar decisões futuras e reduzir o risco do projeto.
A combinação de experiência em SAP SuccessFactors Recruiting e SmartRecruiters permite à Arago abordar a transição a partir de duas perspetivas complementares: compreender o ambiente atual e conceber um modelo de destino alinhado com as necessidades do negócio.
Durante o webinar foram apresentadas várias abordagens de apoio.
Esta abordagem baseia-se na ativação de um ambiente pré-configurado, combinada com formação sobre a utilização e manutenção da solução.
É adequada para organizações que pretendam basear-se fortemente em boas práticas standard e acelerar a implementação através de um framework predefinido.
O Smart Fast combina uma base pré-configurada com uma análise de gaps entre o pacote disponibilizado e os processos esperados pela organização.
Podem então ser integradas atividades adicionais no projeto, incluindo:
Esta abordagem proporciona um equilíbrio entre rapidez e personalização.
A metodologia Activate corresponde a uma implementação totalmente adaptada às necessidades da organização.
Inclui:
A escolha entre estas abordagens depende de vários fatores, incluindo a complexidade organizacional, os requisitos de personalização, a maturidade dos processos e as ambições de transformação.
Antes de tomar uma decisão final relativamente ao roadmap de migração, a Arago disponibiliza um Recruitment Flash Assessment, concebido para proporcionar uma visão clara da situação atual.
Esta avaliação ajuda as organizações a:
O objetivo não é recomendar sistematicamente uma migração imediata.
O propósito é, antes, disponibilizar a informação necessária para tomar uma decisão fundamentada em factos e não em pressupostos.
A transição do SAP SuccessFactors Recruiting para o SmartRecruiters é uma iniciativa de transformação do recrutamento e não simplesmente um projeto de substituição de uma aplicação.
Para tirar pleno partido do seu potencial, as organizações devem evitar reproduzir exatamente os processos, campos e constrangimentos existentes.
Em vez disso, devem utilizar esta transição como uma oportunidade para:
A prioridade não é, necessariamente, migrar amanhã.
A prioridade é compreender hoje o que a transição irá significar para a organização e começar a preparar o roadmap mais adequado.
Identifique os seus processos de recrutamento prioritários, mapeie os seus fluxos de dados e defina, com os especialistas da Arago, o roadmap mais adequado à sua organização.