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L’intégration de SmartRecruiters dans l’écosystème SAP ouvre une nouvelle étape pour les organisations qui utilisent aujourd’hui SAP SuccessFactors Recruiting. Mais cette évolution ne doit pas être considérée comme le simple remplacement technique d’un ATS par un autre.
Elle constitue une occasion de repenser les processus de recrutement, les flux de données, la collaboration entre recruteurs et managers, ainsi que l’expérience proposée aux candidats. Avant d’engager une migration, les entreprises doivent donc comprendre les différences entre les deux solutions, cartographier leur environnement et définir une trajectoire adaptée à leur organisation.
Lors du webinar Webinar migration SF recruiting to SmartRecruiters, les experts d’Arago, Armin Beyaert et Julie Catteau, ont présenté les principaux enjeux techniques et fonctionnels de cette transition, ainsi que les différentes approches permettant de la préparer.
SAP présente SmartRecruiters comme sa solution de référence pour le recrutement. Pour les clients de SAP SuccessFactors Recruiting, cette orientation soulève plusieurs questions : quand faut-il envisager la transition, quels éléments doivent être migrés et quels changements faut-il anticiper dans le système d’information RH ?
La réponse dépend naturellement du contexte de chaque entreprise. La complexité de l’organisation, son niveau de centralisation, la maturité des processus de recrutement, les ressources disponibles et la dépendance à l’écosystème SAP sont autant de paramètres à prendre en compte.
La transition vers SmartRecruiters dépasse également le périmètre des équipes techniques. Elle touche les responsables SIRH, les équipes Talent Acquisition, les recruteurs, les managers et, plus largement, les candidats. C’est pour cette raison que sa préparation doit associer les dimensions techniques, fonctionnelles et humaines.
L’un des premiers sujets à étudier concerne l’intégration entre SmartRecruiters, SAP SuccessFactors Employee Central et SAP SuccessFactors Onboarding.
Plusieurs flux permettent de faire circuler les informations entre ces environnements.
Les utilisateurs gérés dans SAP SuccessFactors peuvent être synchronisés avec SmartRecruiters. Cette synchronisation permet notamment de retrouver dans la solution les managers, les recruteurs et les collaborateurs ayant accès aux opportunités de mobilité interne.
Les données organisationnelles peuvent également être transmises à SmartRecruiters. Il peut s’agir, par exemple, des entités légales, départements, divisions ou autres objets utilisés pour structurer l’organisation.
Cette intégration permet de conserver un référentiel cohérent entre les solutions. Elle impose toutefois de déterminer précisément quelles informations doivent circuler et quel système constitue la source de référence pour chaque donnée. Dans de nombreux cas, Employee Central conservera ce rôle, mais certaines informations pourront aussi être administrées directement dans SmartRecruiters.
Lorsqu’une position est créée et validée dans Employee Central, une demande de recrutement peut être initiée dans SmartRecruiters.
Les données associées à la position, comme son identifiant, son intitulé ou certains champs organisationnels, peuvent alimenter automatiquement le brouillon de la demande. Les informations reprises dépendent du mapping défini lors de la conception de l’intégration.
Cette automatisation limite les doubles saisies et facilite la continuité entre la gestion des postes et le processus de recrutement. Elle ne supprime cependant pas le travail de conception : l’entreprise doit toujours décider quelles données sont utiles au recrutement et comment elles doivent être exploitées dans la solution cible.
Le flux fonctionne également dans l’autre sens. Lorsqu’un candidat est marqué comme embauché dans SmartRecruiters, ses données peuvent être contrôlées, puis transmises à SAP SuccessFactors Onboarding afin d’initier son parcours d’intégration.
Les informations issues du recrutement et de l’onboarding peuvent ensuite être utilisées pour préparer la création du collaborateur dans Employee Central. Si l’entreprise n’utilise pas Onboarding, un scénario d’embauche directe dans Employee Central peut également être envisagé.
L’objectif est de couvrir la continuité du parcours, depuis l’expression du besoin de recrutement jusqu’à l’arrivée du nouveau collaborateur dans le SIRH.
Dans SmartRecruiters, une partie des mécanismes d’intégration est centralisée dans Integration Hub. Cet environnement permet notamment de configurer les mappings et d’automatiser certains échanges de données entre SmartRecruiters et SAP SuccessFactors.
Cette approche évite de devoir reconstruire l’intégralité des interfaces à travers des développements spécifiques. Néanmoins, le connecteur ne prend pas les décisions à la place de l’organisation.
Avant toute configuration, plusieurs questions doivent être traitées :
L’intégration technique facilite l’exécution. Le blueprint, le mapping des processus et la gouvernance des données restent de véritables activités de projet.
La synchronisation des champs constitue l’un des principaux points de vigilance identifiés lors des premières expériences présentées pendant le webinar.
À première vue, transférer un champ d’Employee Central vers SmartRecruiters peut sembler simple. Pourtant, la création et la synchronisation de ces champs ont des conséquences durables sur le modèle de données de la solution cible. Certaines possibilités de modification peuvent notamment être plus limitées après leur mise en place.
Il est donc essentiel de réaliser un inventaire préalable :
Sans ce travail de rationalisation, l’entreprise risque de transférer dans SmartRecruiters une complexité accumulée au fil des années dans son ancien environnement. La bonne approche consiste à ne synchroniser que les données apportant une valeur réelle au recrutement.
Les deux solutions répondent au même besoin général, gérer le recrutement, mais elles reposent sur des philosophies différentes. Cette distinction doit être étudiée avant de définir la cible.
SAP SuccessFactors Recruiting utilise un modèle de permissions particulièrement granulaire, fondé sur des rôles et des groupes. Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes et bénéficier de différents rôles.
Dans SmartRecruiters, la logique présentée lors du webinar est plus globale : l’utilisateur dispose d’un rôle système et son groupe détermine principalement son périmètre de visibilité. Les droits SmartRecruiters sont donc administrés dans SmartRecruiters, et non à travers le modèle RBP de SAP SuccessFactors.
Une analyse des rôles et responsabilités est indispensable pour éviter de transposer automatiquement un modèle de permissions conçu pour une autre solution.
Dans SuccessFactors Recruiting, les modèles de demandes, de candidatures et de processus sont fortement liés et peuvent être configurés de manière très détaillée.
SmartRecruiters encourage davantage l’utilisation de modèles fondés sur la nature du besoin. Une organisation peut, par exemple, définir un processus commun pour un type de poste, un contrat ou une population donnée.
Cette approche peut favoriser l’harmonisation des pratiques. Elle demande néanmoins de réfléchir aux différences réellement indispensables entre les pays, divisions ou catégories de recrutement.
SmartRecruiters permet de faire apparaître certains champs selon le contexte de la demande et d’adapter plus facilement les informations visibles. Cette logique offre davantage de souplesse que des modèles dans lesquels l’ensemble des champs est déterminé dès la configuration initiale.
Cette flexibilité peut contribuer à proposer des formulaires plus lisibles et mieux adaptés à chaque situation, à condition de conserver une gouvernance commune.
Les automatisations peuvent s’appuyer sur l’avancement du candidat dans le processus de recrutement. L’objectif est de réduire les actions répétitives et les frictions rencontrées par les équipes.
Le webinar évoque également le développement d’agents capables de suggérer ou d’exécuter certaines actions avec l’autorisation de l’utilisateur. Ces évolutions renforcent l’importance de disposer de données fiables, structurées et correctement gouvernées.
L’un des éléments différenciants de SmartRecruiters réside dans sa dimension collaborative.
Dans de nombreuses organisations, les échanges entre recruteurs et managers sont encore dispersés entre l’ATS, les emails et les conversations Teams. SmartRecruiters vise à centraliser davantage ces interactions dans l’outil de recrutement.
Cette centralisation doit faciliter la coordination des acteurs tout en améliorant la maîtrise des données relatives aux candidats et le respect des règles de protection des données.
D’après les éléments présentés lors du webinar, Career Site Builder doit continuer à être maintenu. Les organisations peuvent ainsi envisager de conserver l’URL, l’identité visuelle, le référencement et l’expérience de leur site carrière actuel tout en le connectant à SmartRecruiters.
La coexistence de SuccessFactors Recruiting et de SmartRecruiters derrière un même site carrière ouvre également la voie à un déploiement progressif. Une division ou un pays pilote peut adopter SmartRecruiters pendant que d’autres entités continuent temporairement à utiliser SuccessFactors Recruiting.
Pour le candidat, les opportunités peuvent rester accessibles depuis un espace commun. Pour l’entreprise, cette architecture permet de tester la solution et de capitaliser sur les premiers retours avant un déploiement plus large.
Migration Hub permet d’analyser le système source et de préparer la reprise de certains éléments de configuration. Il aide à identifier les objets pouvant être inclus, exclus ou mappés vers SmartRecruiters.
Il est cependant important de distinguer deux sujets :
Migration Hub traite la configuration. Les demandes de recrutement existantes, les candidats, les candidatures et les historiques nécessitent une stratégie de migration des données distincte.
L’entreprise doit notamment décider quelles données doivent être reprises dans le nouvel ATS, lesquelles doivent rester consultables dans l’ancien environnement et quelles informations peuvent être archivées. Cette transition constitue aussi une occasion de nettoyer et de rationaliser le patrimoine de données
Pour éviter de réduire le projet à une succession de décisions techniques, trois chantiers doivent être conduits de façon distincte.
L’organisation doit analyser la manière dont elle recrute aujourd’hui et définir son fonctionnement cible :
La réflexion doit porter sur les données nécessaires au fonctionnement du recrutement, à l’intégration avec le SIRH, au reporting et aux futurs usages d’automatisation.
Il faut également définir les règles de qualité, les responsabilités, la durée de conservation et les modalités d’accès aux historiques.
La transformation concerne l’expérience candidat, mais aussi celle des recruteurs et des managers. Le projet doit identifier les points de friction actuels et définir l’expérience que l’organisation souhaite proposer demain à chaque population.
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Il n’existe pas de trajectoire universelle pour migrer vers SmartRecruiters.
La stratégie Big Bang consiste à remplacer le système existant sur l’ensemble du périmètre concerné lors d’un basculement commun. Elle suppose une forte préparation, une cible stabilisée et une organisation capable de mobiliser les ressources nécessaires.
Le déploiement par phases peut être adapté aux organisations décentralisées ou internationales. Il permet de commencer par un pays, une division ou une population pilote, puis d’ajuster la démarche sur la base des premiers apprentissages.
Une organisation peut également ne pas être prête à lancer immédiatement la migration, tout en commençant dès aujourd’hui à préparer sa trajectoire.
Cette phase peut inclure la cartographie des processus, l’inventaire des champs, le nettoyage des données, l’étude des rôles et l’identification des impacts sur l’expérience utilisateur.
Prendre le temps de préparer la transition ne signifie donc pas rester inactif. Cela permet au contraire de sécuriser les décisions futures.
La complémentarité entre l’expertise SAP SuccessFactors Recruiting et l’expertise SmartRecruiters permet à Arago d’aborder la transition sous les deux angles : comprendre l’existant et concevoir une cible adaptée.
Plusieurs modalités d’accompagnement ont été présentées pendant le webinar.
Cette approche repose sur l’activation d’un environnement préconfiguré, associé à des formations sur l’utilisation et la maintenance de la solution. Elle convient aux organisations qui souhaitent s’appuyer fortement sur les bonnes pratiques standard.
Smart Fast combine un socle préconfiguré avec une analyse des écarts entre le package et les processus attendus. Des adaptations, formations, intégrations et travaux de migration de données peuvent ensuite être intégrés au projet.
La méthodologie Activate correspond à un déploiement sur mesure. Elle comporte des ateliers de conception, plusieurs itérations de configuration et de test, puis la préparation du basculement et du déploiement.
Le choix entre ces approches dépend de la complexité de l’organisation, de ses besoins de personnalisation, de son niveau de maturité et de ses ambitions.
Avant d’arrêter définitivement une trajectoire, Arago propose un Audit Flash Recrutement destiné à produire une photographie de la situation existante.
Cet assessment permet notamment :
L’objectif n’est pas de recommander systématiquement une migration immédiate. Il s’agit de fournir les éléments nécessaires à une décision éclairée.
La transition de SAP SuccessFactors Recruiting vers SmartRecruiters constitue une transformation du recrutement, et non un simple projet de remplacement applicatif.
Pour en tirer pleinement parti, les organisations doivent éviter de reproduire à l’identique leurs anciens processus, leurs champs et leurs contraintes. Elles ont tout intérêt à profiter de cette évolution pour rationaliser leurs données, harmoniser leurs pratiques, renforcer la collaboration et moderniser l’expérience candidat.
La priorité n’est donc pas nécessairement de migrer demain. Elle est de comprendre dès aujourd’hui ce que la transition impliquera pour l’organisation et de commencer à préparer la bonne trajectoire.
Grâce à sa double expertise SAP SuccessFactors et SmartRecruiters, Arago accompagne les entreprises depuis l’assessment initial jusqu’au déploiement, en passant par la définition des processus, la gouvernance des données, les intégrations et la conduite du changement.
Identifiez vos processus prioritaires, cartographiez vos flux et définissez la trajectoire la plus adaptée à votre organisation avec les experts d’Arago.