Digitalizar o Travel & Expense (T&E) já não consiste apenas em «fazer notas de despesas mais rapidamente». Para um diretor financeiro, é uma alavanca de controlo de custos, conformidade e qualidade dos dados, com impacto direto na experiência dos colaboradores e na capacidade de gestão internacional. Após mais de vinte anos no ecossistema T&E — editor, cliente final, integrador, consultoria — Julien Martinet, atualmente pré-venda na Arago, fornece referências concretas para o sucesso de um projeto SAP Concur sem falsos começos.
O reflexo vencedor: esclarecer as necessidades antes de falar sobre soluções.
Mapeie os processos atuais, identifique as dificuldades dos utilizadores (telemóveis, adiantamentos, cartões, comprovativos, regras locais), os desafios financeiros (IVA, políticas de despesas) e os requisitos de controlo interno. Envolva todas as partes interessadas (finanças, compras, RH, TI, gestores, viajantes, contabilidade) para captar as expectativas expressas... e as que não são expressas.
A tentação de implementar rapidamente uma configuração «padrão» é forte. No entanto, muitas vezes é isso que gera retrabalho e atritos. A abordagem de Julien: qualificar a necessidade e, em seguida, demonstrar como o SAP Concur responde a ela, com cenários concretos (políticas multinacionais, ajudas de custo ou subsídios diários, cartões alojados, multimoedas, fluxos de trabalho condicionais, comprovantes digitais, integração ERP). Falamos sobre o negócio, depois falamos sobre ecrãs.
Um projeto de T&E afeta potencialmente todos os colaboradores. Subestimar a gestão da mudança é uma das principais causas de resistência e subutilização.
Os projetos T&E raramente são isolados. Sincronize o planeamento com outros projetos (ERP, SIRH, IAM/SSO, diretórios, cartões de visita, P2P). Uma governança de projeto clara (funções, comitologia, gestão de riscos) evita desvios. A regra: integrar cedo (referências de colaboradores, planos contabilísticos, eixos analíticos), testar frequentemente, industrializar a gestão de exceções (países, filiais).
Durante uma apresentação para um grande grupo francês, a experiência profissional e uma proposta personalizada foram determinantes para a decisão. Ao abordar questões reais (controlo, política, internacional) e adaptar a oferta ao contexto, em vez de apresentar uma proposta padrão, a equipa conseguiu criar confiança. Mensagem-chave para os diretores financeiros: exijam parceiros que compreendam os seus casos de uso e demonstrem como os tratam.
O SAP Concur oferece uma estrutura robusta. O valor está em:
Um projeto exigente pode permanecer fluido e humano. A história de Julien — uma implementação internacional entregue no prazo e com a qualidade esperada, apesar de um contexto tenso — lembra que um ambiente de trabalho saudável favorece a resolução de problemas e o comprometimento das equipas. A exigência não é inimiga do bom humor.
Na Arago, o pré-venda atua como uma ponte entre as suas necessidades e a promessa da solução: qualificação, demonstrações contextualizadas, respostas a concursos públicos, co-concepção de abordagens e transição segura para a entrega. Resultado: decisões informadas, implementações mais fluidas e valor comercial maximizado.
Para ter sucesso num projeto T&E com o SAP Concur, é preciso preparar antes de configurar, ouvir antes de demonstrar, acompanhar antes de exigir. A experiência 360° de Julien — editor, cliente final, integrador, consultor — traduz-se numa abordagem estratégica e operacional, adaptada tanto a contextos internacionais como a questões de controlo e conformidade dos diretores financeiros. Está a lançar um enquadramento, um estudo de oportunidade ou um concurso público? Vamos falar sobre necessidades profissionais e valor.