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Bouygues Construction, acteur mondial de la construction, utilise SAP Concur pour la gestion de ses notes de frais depuis plusieurs années. En 2022, le groupe a intégré Extract-it, solution développée par Arago, afin d'extraire des pièces justificatives depuis SAP Concur Expense sans recourir aux API coûteuses de la plateforme. Face à une demande de contrôle portant sur trois années fiscales, Bouygues a sollicité Arago pour développer une fonctionnalité sur mesure permettant d'identifier et d'extraire rapidement un échantillon de justificatifs ciblés.
Dans le cadre d'un contrôle URSSAF, les équipes de Bouygues Construction ont été confrontées à une exigence de taille : fournir 4 700 pièces justificatives issues de 130 000 lignes de notes de frais enregistrées entre 2022 et 2024, soit trois exercices complets. Avec 10 000 notes de frais traitées par an, reconstituer manuellement cet échantillon aurait représenté un risque opérationnel majeur et une charge de travail considérable pour les équipes internes.
L'organisation faisait face à plusieurs défis spécifiques :
Au-delà du contrôle immédiat, le projet s'inscrivait dans une logique de conformité durable :
Pour répondre à cette demande, les équipes Arago ont développé, dans le cadre d'un contrat dédié, une nouvelle fonctionnalité au sein d'Extract-it. Celle-ci repose sur un mécanisme de réconciliation automatique entre les lignes ciblées par les contrôleurs et les enregistrements SAP Concur, suivi d'une extraction structurée des pièces justificatives correspondantes.
La démarche s'est articulée en trois temps :
Extract-it est une solution développée par Arago, spécialiste SAP SuccessFactors et SAP Concur depuis 2010. Conçue pour extraire des pièces justificatives depuis SAP Concur sans recourir aux API natives de la plateforme, elle répond aux enjeux de conformité, de traçabilité et de maîtrise des coûts des grandes entreprises.
La solution s'adapte à vos processus existants grâce à des développements sur mesure, comme le démontre ce projet Bouygues Construction. Qu'il s'agisse d'un contrôle URSSAF, d'un audit loi Sapin 2, d'un contrôle financier interne ou d'un besoin d'extraction récurrente, nos équipes conçoivent la fonctionnalité adaptée à votre contexte, avec une mise en production rapide.
Pour répondre à ces enjeux, Bouygues Construction s'est appuyé sur les solutions suivantes, intégrées et développées par Arago :
Cette solution vous permet de gérer de manière centralisée et efficace vos dépenses, offrant un suivi transparent des coûts, une conformité accrue et une visibilité en temps réel sur les dépenses, facilitant ainsi une gestion financière plus efficiente.
Arago Extract-it vous permet d'extraire rapidement (quelques clics) de votre solution Concur Expense, les dépenses et les justificatifs correspondants.
