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À l’occasion du SAP Concur Fusion Exchange Paris 2026, Arago a pris la parole lors d’une conférence venue confirmer une tendance de fond : la gestion des notes de frais est en train de changer de nature avec la montée en puissance de l’IA. Aux côtés d’Equans, client Arago pour sa gestion des dépenses et des notes de frais, Julien Martinet, consultant T&E chez Arago, est intervenu pour partager un retour d’expérience concret sur les enjeux de gouvernance, d’architecture et d’adoption autour de SAP Concur.
Retour sur cette intervention qui a mis en lumière une réalité désormais incontournable : la conformité expense n’est plus un simple sujet comptable, mais un véritable risque business.
La fraude aux notes de frais n'est pas un sujet nouveau. Repas personnels facturés en frais professionnels, justificatifs soumis deux fois par oubli ou par opportunisme, dépenses gonflées : ces pratiques coûtent chaque année des millions d'euros aux entreprises, et exposent les employeurs à des redressements. Dans la grande majorité des cas, il ne s'agit pas d'une fraude organisée mais d'un glissement progressif, presque banal, facilité par l'absence de contrôle systématique.
Un chiffre, partagé lors de cette conférence, marque les esprits : certaines grandes organisations ne contrôlent que 4 % de leurs notes de frais, souvent de manière aléatoire. Le résultat est prévisible : très peu de détections, et beaucoup d'angles morts.
Ce qui change aujourd’hui, c'est la capacité de l'intelligence artificielle générative à produire des documents visuellement convaincants. Lors de la conférence, une démonstration simple a suffi : en moins de trente secondes, ChatGPT génère un ticket de restaurant crédible, avec logo, adresse, date et montant cohérents. L’IA va même jusqu’à proposer des améliorations pour rendre le faux encore plus convaincant.
Ce n'est pas une menace théorique mais une réalité opérationnelle à laquelle les équipes Finance et les contrôleurs de gestion doivent se préparer dès aujourd'hui.
Dans les secteurs exposés aux marchés publics, les conséquences peuvent être bien plus graves. Equans, filiale du Groupe Bouygues spécialisée dans les services aux collectivités, et client Arago, l'a exprimé sans détour lors du Concur Fusion Exchange : une non-conformité avérée peut conduire à une interdiction de soumissionner aux appels d'offres publics. Pour une division dont certains marchés représentent plusieurs milliards d'euros de chiffre d'affaires, l'enjeu dépasse largement la comptabilité.
La fraude aux notes de frais, si elle est rendue publique ou détectée lors d'un audit externe, peut également porter atteinte à l'image de marque et à la crédibilité de l'entreprise.
Contrôler un échantillon de notes de frais ne permet plus d’identifier des fraudes massives ou répétées. Face à des justificatifs générés par IA, la technologie devient la seule réponse crédible.
Plusieurs approches complémentaires émergent :
Des outils comme Detect by Oversight, intégrés à l’écosystème SAP Concur, permettent aujourd'hui :
L'enjeu n'est plus d'auditer plus, mais d'auditer mieux : cibler les anomalies réelles, prioriser les risques et libérer les équipes des contrôles sans valeur ajoutée.
La conformité des notes de frais ne se joue pas uniquement au moment du contrôle. Elle se construit en amont, en continu et en aval. Julien Martinet, consultant T&E chez Arago, a présenté lors du Concur Fusion Exchange un modèle en quatre niveaux :
1. Formation et communication
La conformité commence par la compréhension. Un collaborateur qui ne connaît pas la politique de dépenses de son entreprise ne peut pas la respecter. Les outils d'IA conversationnels (comme Joule, l'assistant SAP) permettent aujourd'hui de répondre en temps réel aux questions des utilisateurs sur les règles applicables, sans mobiliser les équipes Finance. Les administrateurs SAP Concur peuvent également créer des règles de contrôle directement en langage naturel, une avancée significative pour simplifier la gestion des politiques.
2. Contrôle intégré (pré-soumission)
Au moment où le collaborateur saisit sa note de frais, des règles intelligentes peuvent bloquer ou alerter en temps réel : montant dépassant le plafond autorisé, catégorie de dépense non éligible, absence de justificatif obligatoire. Ce niveau de contrôle, bien paramétré, réduit significativement les erreurs et les tentatives de contournement involontaires.
3. Contrôle pré-paiement
Avant que la note de frais ne soit validée et remboursée, un contrôle unitaire peut être effectué sur les éléments critiques. C'est à ce stade qu'interviennent les outils de détection de justificatifs suspects ou d'anomalies flagrantes. L'objectif : bloquer ce qui est bloquant, sans ralentir inutilement le circuit de validation.
4. Audit post-paiement
C'est ici que la puissance de la data prend toute sa valeur. Sur une base de données consolidée de toutes les transactions, l'analyse comportementale révèle les tendances, les récurrences et les comportements à risque invisibles au niveau unitaire. Les outils de reporting et d'intelligence financière permettent un pilotage du risque en temps réel.
L'équilibre à trouver : ne pas tout bloquer en amont au risque de dégrader l'expérience utilisateur, mais ne pas tout laisser passer en se contentant d'un audit aléatoire. La conformité efficace, c'est le bon contrôle, au bon moment, sur les bons éléments.
Les entreprises qui ont franchi le pas vers un dispositif de conformité expense automatisé observent plusieurs bénéfices tangibles :
C'est précisément ce qu'Equans, filiale de Bouygues (90 000 collaborateurs, 19 Md€ de CA, 2 200 implantations mondiales), a mis en place avec le trio de solutions SAP Concur + Detect + Extract It, intégrées par Arago.
Choisir Arago, ce n’est pas seulement implémenter un outil. C’est structurer durablement votre dispositif de conformité expense.
L’IA générative a levé le voile sur une fragilité structurelle des dispositifs de contrôle traditionnels. La conformité des notes de frais ne peut plus reposer sur la confiance ou l’échantillonnage : elle doit s’appuyer sur la technologie, la gouvernance et la data.
Chez Arago, nous sommes convaincus que la conformité expense, bien pensée, devient un levier de performance opérationnelle et de sérénité pour les directions financières.
Votre dispositif est-il à la hauteur des nouveaux risques ? Les équipes Arago vous accompagnent dans l’audit, le paramétrage et l’optimisation de votre environnement SAP Concur.
Oui. Des outils comme ChatGPT génèrent en moins de 30 secondes un ticket de restaurant visuellement convaincant (logo, adresse, date et montant cohérents inclus). Le contrôle visuel traditionnel ne suffit plus : seule l'analyse des métadonnées et de la texture des fichiers permet de détecter une génération artificielle.
Elle représente chaque année des millions d'euros de pertes, souvent sous des formes diffuses : repas personnels refacturés, doublons, montants gonflés. Le risque est amplifié par des contrôles très partiels : certaines grandes entreprises ne vérifient que 4 % de leurs notes de frais, de façon aléatoire.
Ils sont financiers, fiscaux et pénaux. Des dépenses non professionnelles remboursées exposent l'entreprise à des redressements de cotisations sociales et à une TVA incorrectement récupérée. Dans les secteurs exposés aux marchés publics, une non-conformité avérée peut entraîner une interdiction de soumissionner aux appels d'offres.
SAP Concur propose plusieurs niveaux de contrôle : règles intelligentes pré-soumission, vérification pré-paiement et audit post-paiement par analyse comportementale. La solution permet d'analyser 100 % des transactions et d'automatiser près de 80 % des contrôles.
En quatre niveaux : formation des collaborateurs aux règles de dépenses, contrôle intégré pré-soumission dans SAP Concur, vérification pré-paiement sur les éléments à risque, puis audit post-paiement basé sur la data. L'objectif : protéger l'entreprise sans dégrader l'expérience collaborateur.
Oui. Partenaire certifié SAP Concur, Arago accompagne ses clients dans l'audit de conformité expense, le paramétrage des contrôles, l'intégration de SAP Concur et la mise en place d'Extract It pour la traçabilité des données, y compris sur des périmètres multi-pays.