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SAP Concur Invoice est la solution cloud de dématérialisation et d’automatisation du traitement des factures fournisseurs, intégrée à l’écosystème SAP. En combinant capture OCR, workflows d’approbation digitaux et intégration native avec les ERP SAP, elle permet aux équipes Finance et Comptabilité de transformer un processus Procure-to-Pay (P2P) encore souvent manuel en flux entièrement automatisé.
Lors d’un récent webinar organisé par Arago, Pierre Le Floch (Project Manager chez Arago) et Matthieu Beckers (Head of Finance chez Bordier & Cie) ont partagé leur expérience terrain d’une implémentation réussie de SAP Concur Invoice avec Arago, expert Travel & Expense.
Notre client Bordier & Cie est une banque privée internationale basée à Genève, spécialisée dans la gestion de fortune. L’entreprise compte environ 200 collaborateurs en Suisse et près de 300 à l’échelle mondiale, avec une présence notamment au Royaume‑Uni, en France, à Singapour, aux îles Turks and Caicos et en Uruguay. Dans un contexte de modernisation de ses fonctions finance, Bordier & Cie a engagé une démarche de digitalisation de ses processus de gestion des factures et des notes de frais avec Arago, avec pour objectifs d’améliorer l’efficacité opérationnelle, la traçabilité, le contrôle interne et l’expérience utilisateur pour l’ensemble des équipes.
Ces statistiques (source : données projets Arago) montrent que la problématique n’est pas seulement technologique : elle est aussi organisationnelle. C’est précisément ce que ce webinar a permis de mettre en lumière.
Le processus Procure-to-Pay idéal suit une logique linéaire et automatisée : expression du besoin → création d’un bon de commande (Purchase Order) → réception des marchandises ou services → réception de la facture → capture OCR → workflow d’approbation → comptabilisation dans l’ERP → paiement.
Dans SAP Concur Invoice, cette chaîne est entièrement supportée. Mais pour en tirer le meilleur parti, il est impératif de formaliser ce processus par écrit au sein de votre entreprise avant même de commencer le projet.
Chez Bordier & Cie, la situation avant migration était représentative de nombreuses entreprises : factures reçues par courrier ou email, validation manuscrite sur papier physique, scan pour saisie dans SAP, absence de workflow intégré, accès SAP limité par le nombre de licences. Résultat : un processus chronophage, peu traçable et exposé au risque d’erreur.
Avant de lancer un projet SAP Concur Invoice, Arago recommande de dresser une liste exhaustive de vos problématiques initiales :
Cette cartographie conditionne directement la définition du périmètre fonctionnel et le ROI attendu du projet.
C’est l’un des enseignements phares du webinar : les projets qui échouent sont ceux où IT et métiers ne sont pas impliqués dès le début.
Chez Bordier, deux personnes de l’équipe comptable ont été dédiées au projet à temps partiel sur toute la durée de l’implémentation. Ces deux personnes ont participé à l’intégralité des ateliers, y compris ceux hors de leur périmètre direct, afin de disposer d’une vision complète du système. Elles sont ensuite devenues les référentes internes pour le reste de l’organisation.
Libérer du temps pour les membres de l’équipe projet est un investissement, pas un coût. Bordier a réorganisé temporairement la répartition des tâches quotidiennes pour permettre à ces deux personnes de se concentrer sur la migration. Un choix décisif pour la qualité du déploiement.
La gestion du changement est, de loin, le challenge le plus fréquemment cité dans les projets P2P. Et pour cause : le processus Comptes Fournisseurs touche tous les départements de l’entreprise (Finance, Marketing, IT, opérations) pas seulement la comptabilité.
Chez Bordier, l’enjeu était double : convaincre des comptables aux pratiques établies de longue date, et embarquer des valideurs externes à la Finance dans un outil qu’ils n’avaient jamais utilisé.
Plusieurs leviers ont été actionnés :
L’une des complexités techniques majeures d’un projet SAP Concur Invoice réside dans la réplication de la structure comptable depuis l’ERP vers la solution. Centres de coût, ordres internes, hiérarchie d’approbation, comptes analytiques : chaque dimension doit être fidèlement reproduite dans Concur pour permettre un flux automatisé de bout en bout.
Chez Bordier, cela a inclus :
La bonne nouvelle pour les entreprises sur SAP : l’intégration native SAP ICS (Integration for Concur Solutions) couvre nativement l’export des données de référence et le posting des factures vers SAP ERP ou S/4HANA.
Bordier a choisi de ne pas procéder à un basculement total du jour au lendemain. La migration, qui couvrait à la fois les notes de frais T&E et les factures, a eu lieu en période de clôture annuelle, une contrainte qui a renforcé la nécessité d’un déploiement par vagues.
Le principe retenu : un run parallèle avec intégration progressive des équipes, par département ou par groupe d’utilisateurs, sur plusieurs semaines.
Les bénéfices observés :
Arago recommande un déploiement phasé sur ce type de projet, surtout lorsque la solution cible tous les utilisateurs de l’entreprise. Un big bang peut fonctionner dans des contextes très balisés, mais le risque d’effet retour de flamme sur l’adoption est élevé.
La phase de test est souvent la condition d’un go-live sans mauvaise surprise. Chez Bordier, cette phase a duré entre 6 et 8 semaines sur une instance de test dédiée.
Les scénarios à couvrir impérativement :
Après seulement trois mois d’utilisation, Bordier observait déjà des améliorations tangibles :
Les bonnes pratiques à suivre dans un projet SAP Concur Invoice :
Vous souhaitez en savoir plus sur SAP Concur Invoice ?
Pour un projet sans module Purchase Order, comptez entre 3 et 5 mois selon la complexité (nombre d’entités légales, pays impliqués, point de départ). Chez Bordier, le projet complet (factures + notes de frais) a duré environ 6 mois, incluant une phase de run parallèle de 2 mois.
Oui. Bordier & Cie illustre ce point : 200 collaborateurs en Suisse, environ 3 000 factures par an. SAP Concur s’adapte à des volumes modestes comme à des organisations plus complexes.
Oui, grâce à l’intégration native SAP ICS (Integration for Concur Solutions), qui couvre le posting des factures, la synchronisation des données fournisseurs et des structures de coûts, sans code personnalisé.
Oui, et c’est même recommandé pour bénéficier d’une vue consolidée des dépenses. Bordier a fait ce choix, ce qui lui permet aujourd’hui d’avoir une vision unifiée de l’ensemble de ses flux financiers sortants dans un seul outil.
