Bordier & Cie a engagé avec Arago un projet de digitalisation complète de son processus Accounts Payable (sommes dûes aux fournisseurs), visant à remplacer un circuit de traitement des factures entièrement manuel et papier par un flux automatisé, traçable et intégré à son ERP SAP, via le déploiement de SAP Concur Invoice et Expense.
Bordier & Cie est une banque privée indépendante fondée à Genève, avec une présence internationale dans cinq pays. En Suisse, l'équipe Finance compte cinq personnes gérant chaque année environ 3 000 factures fournisseurs et 1 000 notes de frais, soit entre 4 000 et 5 000 pièces comptables à traiter annuellement.
Avant la migration vers SAP Concur, le processus de gestion des factures reposait intégralement sur des étapes manuelles et physiques :
Ce contexte exposait l'organisation à des risques d'audit, de retard de paiement et d'erreur de saisie, et représentait une charge administrative significative pour toute l'équipe.
La décision de migrer vers SAP Concur a été déclenchée par plusieurs facteurs convergents :
Pour accompagner sa transformation des processus Finance, Bordier & Cie a choisi de digitaliser son processus Accounts Payable avec SAP Concur Invoice et SAP Concur Expense. Ce projet a été mené en collaboration avec Arago, qui a assuré l'adaptation de la solution aux besoins spécifiques de la banque, la configuration des workflows métiers et la formation des équipes internes. L'intégration de SAP Concur permet désormais de fluidifier le traitement des factures, mais également des notes de frais, de digitaliser l'ensemble des tâches administratives liées à la validation et au paiement, et d'offrir une expérience utilisateur intuitive à tous les collaborateurs, y compris ceux n'ayant pas accès à SAP. La solution facilite également la collecte et l'analyse de données financières pertinentes, renforçant la prise de décision, la traçabilité et le contrôle interne à l'échelle de toute l'organisation.
Arago a accompagné Bordier & Cie de bout en bout selon une méthodologie structurée : découverte et cadrage du processus P2P existant (le processus Procure-to-Pay permet d'intégrer les systèmes d'achat et de comptabilité fournisseurs afin de gagner en efficacité), phase de build avec ateliers de conception (workflows d'approbation, mapping comptable, intégration native SAP ICS), tests exhaustifs sur instance dédiée, puis déploiement progressif par vagues d'utilisateurs, évitant tout big bang et permettant d'ajuster le paramétrage en conditions réelles. La conduite du changement a été intégrée dès le départ, avec deux référents internes formés en profondeur pour assurer la montée en compétence de l'ensemble de l'organisation.
Arago est un partenaire de référence SAP spécialisé dans la digitalisation des processus Finance et RH. Fort d'une expérience terrain sur de nombreux projets SAP Concur Invoice et Expense en Europe et à l'international, Arago apporte bien plus qu'une expertise technique : conseil métier, conduite du changement, formation des équipes et support post-production sont intégrés à chaque collaboration. Notre approche structurée, de la phase de découverte jusqu'au go-live, garantit une solution parfaitement adaptée à votre organisation, à vos workflows d'approbation et à votre ERP. Que vous partiez de zéro ou migriez depuis un système existant, Arago vous accompagne à chaque étape pour assurer une adoption durable et des résultats mesurables.
Pour répondre à ces enjeux, Bordier & Cie a choisi la solution SAP Concur, intégrée par Arago avec les solutions suivantes :
SAP Concur Invoice vous offre la possibilité de gérer de manière automatisée et centralisée le processus de gestion des factures, facilitant ainsi le suivi, la validation, et le paiement des dépenses fournisseurs de manière efficace et conforme.
Cette solution vous permet de gérer de manière centralisée et efficace vos dépenses, offrant un suivi transparent des coûts, une conformité accrue et une visibilité en temps réel sur les dépenses, facilitant ainsi une gestion financière plus efficiente.