Depuis plusieurs années, Bouygues s’appuie sur SAP Concur, une solution de référence pour la gestion des notes de frais, permettant de centraliser, automatiser et sécuriser l’ensemble du processus de traitement des dépenses professionnelles. En 2022, dans une logique d’optimisation et de maîtrise des coûts, Bouygues a fait le choix d’intégrer Extract-it™, une solution développée par Arago, pour faciliter l’extraction de pièces justificatives à partir de Concur Expense, sans recourir aux API souvent coûteuses de la plateforme.
C’est dans ce contexte que les équipes d'Arago ont été amenées à développer une nouvelle fonctionnalité sur mesure dans Extract-it™, afin de répondre à une demande spécifique dans le cadre d’un contrôle URSSAF. Ce projet a permis de démontrer la flexibilité de l’outil et la capacité des équipes à innover rapidement face à des enjeux de conformité.
Dans le cadre de cette revue, qui portait sur les notes de frais enregistrées entre 2022 et 2024, les équipes de Bouygues ont été confrontées à une demande particulièrement exigeante : fournir un échantillon de 4700 pièces justificatives issues de 130 000 lignes de notes de frais sur une période de trois ans. Un défi de taille, compte tenu du volume d’activité de l’entité concernée (1,5 milliard d’euros de chiffre d’affaires, 3800 collaborateurs, 10 000 notes de frais par an).
La nouvelle fonctionnalité développée dans Extract-it™ avait pour objectif principal de réconcilier les lignes de notes de frais enregistrées dans SAP Concur avec celles ciblées par les contrôleurs, puis d’extraire les pièces justificatives correspondantes. L’enjeu était également de fournir ces documents dans un format lisible et structuré, afin de faciliter leur consultation et de garantir une expérience fluide et satisfaisante pour les inspecteurs.
Concrètement, le développement réalisé a permis de retrouver automatiquement les bonnes lignes à extraire via un fichier de chargement, puis de générer un fichier Excel contenant, pour chaque ligne, un lien direct vers la pièce jointe correspondante, extraite et regroupée dans un fichier compressé prêt à être transmis.
Le projet a été mené en collaboration avec les équipes de R&D d'Arago, avec qui un contrat a été établi pour encadrer le développement. L’un des facteurs clés de succès du projet a été la compréhension immédiate des enjeux métiers par les équipes Arago. En un mois, l’outil était opérationnel, de l’expression du besoin à la livraison finale.
Nous avons été très bien accompagnés par les équipes d’Arago, dont le professionnalisme a été déterminant dans la réussite du projet.
Depuis sa mise en place, cette fonctionnalité s’avère précieuse dans le cadre de la loi Sapin 2, qui impose aux grandes entreprises de mettre en place des dispositifs de prévention de la corruption, incluant la traçabilité des dépenses, la capacité à produire rapidement des justificatifs et la vérifiabilité des processus internes. Grâce à cette solution, Bouygues peut répondre à ces exigences de manière autonome, sans intervention technique supplémentaire.
Sans cette solution, il aurait fallu tout reconstituer manuellement avec un niveau de précision bien inférieur. Cela aurait généré une insatisfaction certaine du côté des contrôleurs.
Le recours à Extract-it™ a permis d’éviter les coûts élevés liés aux API de Concur, tout en assurant une maîtrise complète du processus d’extraction. La plus-value de cette fonctionnalité réside dans sa capacité à accélérer l’accès à l’information, tout en garantissant la conformité et la traçabilité des données transmises.
Ce retour d’expérience illustre parfaitement comment une approche agile, centrée sur les besoins opérationnels, peut transformer une contrainte réglementaire en opportunité d’optimisation. N'hésitez pas à nous contacter, nos développeurs ont surement la solution.