Há vários anos, a Bouygues utiliza o SAP Concur, uma solução de referência para a gestão de notas de despesas, que permite centralizar, automatizar e proteger todo o processo de tratamento das despesas profissionais. Em 2022, com o objetivo de otimizar e controlar os custos, a Bouygues optou por integrar o Extract-it™, uma solução desenvolvida pela Arago, para facilitar a extração de documentos comprovativos a partir do Concur Expense, sem recorrer às APIs frequentemente dispendiosas da plataforma.
Foi neste contexto que as equipas da Arago foram levadas a desenvolver uma nova funcionalidade personalizada no Extract-it™, a fim de responder a um pedido específico no âmbito de um controlo administrativo. Esse projeto permitiu demonstrar a flexibilidade da ferramenta e a capacidade das equipas de inovar rapidamente diante dos desafios de conformidade.
No âmbito desta revisão, que incidiu sobre as notas de despesas registadas entre 2022 e 2024, as equipas da Bouygues foram confrontadas com um pedido particularmente exigente: fornecer uma amostra de 4700 documentos comprovativos provenientes de 130 000 linhas de notas de despesas ao longo de um período de três anos. Um grande desafio, tendo em conta o volume de atividade da entidade em questão (1,5 mil milhões de euros de volume de negócios, 3800 colaboradores, 10 000 notas de despesas por ano).
A nova funcionalidade desenvolvida no Extract-it™ tinha como objetivo principal reconciliar as linhas de despesas registadas no SAP Concur com as identificadas pelos controladores e, em seguida, extrair os documentos comprovativos correspondentes. O desafio era também fornecer esses documentos num formato legível e estruturado, a fim de facilitar a sua consulta e garantir uma experiência fluida e satisfatória para os inspetores.
Concretamente, o desenvolvimento realizado permitiu encontrar automaticamente as linhas corretas a extrair através de um ficheiro de carregamento e, em seguida, gerar um ficheiro Excel contendo, para cada linha, um link direto para o anexo correspondente, extraído e agrupado num ficheiro comprimido pronto a ser transmitido.
O projeto foi realizado em colaboração com as equipas de I&D da Arago, com quem foi celebrado um contrato para supervisionar o desenvolvimento. Um dos fatores-chave para o sucesso do projeto foi a compreensão imediata dos desafios profissionais pelas equipas da Arago. Em um mês, a ferramenta estava operacional, desde a expressão da necessidade até a entrega final.
Fomos muito bem acompanhados pelas equipas da Arago, cujo profissionalismo foi determinante para o sucesso do projeto.
Desde a sua implementação, esta funcionalidade tem-se revelado preciosa no âmbito da lei Sapin 2, que obriga as grandes empresas a implementar dispositivos de prevenção da corrupção, incluindo a rastreabilidade das despesas, a capacidade de apresentar rapidamente comprovativos e a verificabilidade dos processos internos. Graças a esta solução, a Bouygues pode responder a estas exigências de forma autónoma, sem intervenção técnica adicional.
Sem essa solução, teria sido necessário reconstruir tudo manualmente com um nível de precisão muito inferior. Isso teria gerado uma insatisfação certa por parte dos controladores.
O uso do Extract-it™ permitiu evitar os altos custos associados às APIs da Concur, garantindo ao mesmo tempo um controle total do processo de extração. A mais-valia desta funcionalidade reside na sua capacidade de acelerar o acesso à informação, garantindo simultaneamente a conformidade e a rastreabilidade dos dados transmitidos.
Esta experiência ilustra perfeitamente como uma abordagem ágil, centrada nas necessidades operacionais, pode transformar uma restrição regulamentar numa oportunidade de otimização. Não hesite em contactar-nos, os nossos programadores certamente têm a solução.