A Bordier & Cie iniciou com a Arago um projeto de digitalização completa do seu processo de Contas a Pagar (montantes devidos aos fornecedores), com o objetivo de substituir um circuito de processamento de faturas totalmente manual e em papel por um fluxo automatizado, rastreável e integrado no seu ERP SAP, através da implementação do SAP Concur Invoice e do Expense.
Bordier & Cie é um banco privado independente fundado em Genebra, com presença internacional em cinco países. Na Suíça, a equipa de Finanças é composta por cinco pessoas que gerem anualmente cerca de 3 000 faturas de fornecedores e 1 000 notas de despesas, ou seja, entre 4 000 e 5 000 documentos contabilísticos a processar por ano.
Antes da migração para SAP Concur, o processo de gestão de faturas baseava-se inteiramente em etapas manuais e físicas:
Este contexto expunha a organização a riscos de auditoria, de atrasos nos pagamentos e de erros de introdução de dados, e representava uma carga administrativa significativa para toda a equipa.
A decisão de migrar para o SAP Concur foi motivada por vários fatores convergentes :
Para apoiar a transformação dos seus processos Financeiros, a Bordier & Cie optou por digitalizar o seu processo de Accounts Payable com o SAP Concur Invoice e o SAP Concur Expense. Este projeto foi realizado em colaboração com a Arago, que garantiu a adaptação da solução às necessidades específicas do banco, a configuração dos workflows de negócio e a formação das equipas internas.
A integração do SAP Concur permite agora agilizar o processamento de faturas, mas também das despesas, digitalizar todas as tarefas administrativas relacionadas com a validação e o pagamento, e oferecer uma experiência de utilizador intuitiva a todos os colaboradores, incluindo aqueles que não têm acesso direto ao SAP. A solução facilita igualmente a recolha e a análise de dados financeiros relevantes, reforçando a tomada de decisão, a rastreabilidade e o controlo interno à escala de toda a organização.
A Arago acompanhou a Bordier & Cie de ponta a ponta, seguindo uma metodologia estruturada: descoberta e definição do perímetro do processo P2P existente (o processo Procure-to-Pay permite integrar os sistemas de compras e de contabilidade de fornecedores, a fim de aumentar a eficiência), fase de build com workshops de conceção (workflows de aprovação, mapeamento contabilístico, integração nativa SAP ICS), testes exaustivos numa instância dedicada e, por fim, uma implementação progressiva por ondas de utilizadores, evitando um big bang e permitindo ajustar a parametrização em condições reais.
A gestão da mudança foi integrada desde o início, com dois responsáveis internos formados de forma aprofundada para assegurar a capacitação e a adoção da solução por toda a organização.
A Arago é um parceiro de referência da SAP especializado na digitalização de processos financeiros e de RH. Com uma sólida experiência prática em inúmeros projetos SAP Concur Invoice e Expense na Europa e a nível internacional, a Arago oferece muito mais do que apenas conhecimentos técnicos: consultoria de negócios, gestão da mudança, formação de equipas e suporte pós-implementação estão integrados em cada colaboração. A nossa abordagem estruturada, desde a fase de descoberta até ao go-live, garante uma solução perfeitamente adaptada à sua organização, aos seus fluxos de trabalho de aprovação e ao seu ERP. Quer comece do zero ou migre de um sistema existente, a Arago acompanha-o em cada etapa para garantir uma adoção sustentável e resultados mensuráveis.
Para dar resposta a estes desafios, a Bordier & Cie optou pela solução SAP Concur, integrada pela Arago com as seguintes soluções:
Pode automatizar o SAP para agilizar processos, eliminar tarefas manuais e aumentar a visibilidade dos seus gastos.
Integrar os seus dados de despesas significa que a sua empresa pode sempre controlar os gastos em qualquer lugar e a qualquer hora.